Los tres mitos de la Colaboración inteligente.

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Adquirir y Desarrollar un equipo de Proyecto

Adquirir el equipo de proyecto es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto.El beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la selección del equipo y la asignación de responsabilidades para obtener un equipo competente.

Desarrollar el equipo del proyecto es el proceso de mejorar las competencias,la interacción entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.El beneficio clave de este proceso es que produce como resultado una mejora del trabajo en equipo,mejora de las habilidades y competencias personales,empleados motivados,reducción de las tasas de rotación de personal y un desempeño general del proyecto mejorado.

Pero …¿qué pasa cuando parte de tu equipo de trabajo es llamado a otras filas a otros proyectos de tu organización que parece que son más importantes del que estáis realizando? ¿Qué pasa cuando has descubierto talento en tu equipo y es utilizado a la vez en varios proyectos, muy diferentes para el que fue contratado? ¿Qué pasa cuando hay que compartir el talento en los diferentes proyectos de la organización? 

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Colaboración Inteligente

 

Pues que es necesaria un tipo de colaboración muy especial y especializada:

LA COLABORACIÓN INTELIGENTE.

En el vídeo que aparece al final del post, podemos aprender cómo realizar este tipo de colaboración y los falsos mitos que existen sobre él.La web pertenece a Harvard Business Review, y en ella podemos encontrar una sección, que os la recomiendo, que se llama Whiteboard Session.Son vídeos cortos de una duración de entre 3 y 7 minutos.

A modo de resumen os pongo los tres pilares en los que se basa.

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Es un tipo de colaboración que exige un alto grado de especialización y de continua formación.Los conocimientos que dominas hoy, puede que no te sirvan mañana.Las organizaciones se enfrentan a problemas complejos y necesitan tener diferentes puntos de vista para abordarlos.Por eso es más necesaria que nunca la colaboración inteligente.

NO debemos confundir la colaboración habitual en nuestro día a día con la colaboración inteligente.

Y el tercer mito es muy conocido por todos nosotros: la multitarea y los riesgos que conlleva.En el vídeo se nos muestra lo que hacer como Responsable del equipo de proyecto que tenemos a nuestro cargo para que las personas que lo conforman estén en permanente contacto con nuestro proyecto,ya que al ser colaboradores inteligentes van a estar saltando de proyecto en proyecto y no van a tener claro donde están cuando aterricen en el nuestro, donde empezaron.Tenemos que hacer de pasarela.

 

Aquí os dejo el link para que podáis verlo con subtítulos.Pulsar sobre el enlace.

Whiteboard sessions: The 3 Myths of Colaboration


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¿SEGURO QUE ESTÁS APROVECHANDO TODOS LOS RECURSOS DE TU EQUIPO?

Hoy os quiero hablar de algo que ya vaticino en el título de este post.¿Seguro que estás exprimiendo todos los recursos,habilidades o como lo quieras llamar de los miembros de tu organización?.Estamos viendo como las empresas,llámense fabricante de coches o de electrodomésticos ( a los anuncios de TV me remito ) están innovando gracias a los miembros de su organización.

 

aprovecha los recursos de tu equipo

Allí donde hay una empresa de éxito alguien tomó alguna vez una decisión valiente.Peter Drucker

No será la última ni la primera vez que un miembro de nuestra organización suba un día a nuestra torre de marfil, lo miremos con cara de “¿y que quiere este ahora?” y escuchemos la frase: “tengo algo que puede mejorar tal proceso o mejorar tal producto”.

NO TODO PARECE LO QUE ES

No todo es lo que parece: ni las ideas ni las personas.

Y desde aquí te digo que más te vale escucharlo porque los enanitos de la innovación se dejan ver poco por nuestras organizaciones pero cuando lo hacen,  producen la magia que todos buscamos: RESULTADOS.

No hay que olvidar que un informe del Foro Económico Mundial identifica tres principales habilidades para que cualquier organización pueda pasar el filtro de la Industria 4.0, a saber:

  1. Resolución de problemas.
  2. Pensamiento crítico
  3. CREATIVIDAD.

Y aquí es donde quería llegar.Os quiero presentar a Nikita Golubev, un moscovita que ha llevado su creatividad y su arte a un océano azul un poco particular: los vehículos sucios.

Gorila

 

Con sus manos,varios pinceles y la suciedad de los vehículos rusos como consecuencia de las obras del Mundial de Rusia 2018 ( eso hay que dejarlo claro)  ha creado maravillas de arte efímeras en fondo color blanco.Con ello ha conseguido llamar la atención de 28.500 usuarios en su cuenta de Instagram, de otros tantos en Pinterest,Facebook…etc.Todo un fenómeno de las redes sociales y que cumple con la regla tradicional empresarial de nuestro país: Bueno,Bonito y Barato ( en este caso GRATIS).

Aquí os dejo el vídeo que me hizo redactar este post.

Si ya lo has visto y has disfrutado del arte de nuestro amigo…quiero hacerte una pregunta:

¿Que habrías hecho si Nikita Golubev hubiera subido a tu torre de marfil y te hubiera comentado la posibilidad de aumentar el número de seguidores, ventas o una mejora en la empresa pintando coches sucios?

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NO fundamentos para la Dirección de Proyectos:Aeropuerto de Berlín.

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De nuevo con todos vosotros hoy os quiero hablar de una caso que me llamó la atención cuando lo leí ya que se trataba del gigante financiero europeo, la locomotora de Europa la gran megafactoria de contratación de ingenieros y demás….ALEMANIA

¿DESPEGAMOS?

despegamos

Siempre nos hemos quejado en España de los 48 aeropuertos (Datos AENA 2017) que tenemos, ya que solamente el 15% de ellos es rentable siendo el resto 85% algo que nos pone los pelos de punta cuando nos sacan los datos de mantenimiento anual, que salen de las arcas de todos los españoles, y más cuando nos han recortado en casi de todo lo que se puede recortar.Pero parece que alguien lo ha hecho peor.(Los datos en porcentaje están en rojo porque no es mera casualidad que se cumpla la Regla de Pareto: 80/20)

La idea de que Berlin tuviera un gran aeropuerto y que fuera una referencia para toda Europa fue tomando forma en el año 2001 con el recién elegido alcalde Klaus Woweimer.Este nuevo megaproyecto tendría que sustituir a los tres aeropuertos ya existentes (Tegel,Tempelhof (ya cerrado),y Schönefeld) y convertirse en el más grande del continente con una afluencia diaria de 74.000 pasajeros, 2.220.000 pasajeros al mes casi nada…

COMIENZAN LOS PROBLEMAS

a la espera

MALA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

“Identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar sus expectativas,su impacto en el proyecto y desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los mismos en las decisiones y ejecución del proyecto.”

Desde el primer momento se confió la construcción del aeropuerto a un consorcio privado aumentando la participación en el mismo con el Gobierno Berlinés,el Estado de Brandenburgo y el Gobierno Federal..casi nada.Un consorcio dirigido por politicos en vez de por especialistas

Cuando comienzan los problemas comenzamos a depurar resposabilidades.Pues “algunos” deciden que como el aeropuerto es una gran obra de ingeniería que de arquitectura los primeros que deben caer son los…arquitectos agrabándose el probelma aún más.( Y nos quejamos de los políticos de aquí)

Lo más curioso de todo es que se construyó en contra de los deseos de los berlineses,que según encuentas realizadas( 60% frente al 24% ) preferían las cosas como estaban antes.Un aeropuerto como el de Tegel más cercano,cómodo, pequeño y lo más importante: barato.

MALA GESTION DEL TIEMPO

MALA GESTIÓN DEL TIEMPO

“Procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.”

La fecha para su terminación, según su alcalde, era para 2007.Luego pasó a ser 2010,octubre 2012,2014…en el 2017 se ha pospuesto su gran apertura al año…2018.

dinero perdido

MALA GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

“Procesos relacionados con planificar, estimar,presupuestar,financiar,obtener financiamiento,gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto acordado.”

Cambios en la eleccion de materiales,sofisticados hangares para el nuevo air bus A-380,fallos en planos y seguridad contra incendios de las instalaciones,no consiguen que las luces se apaguen,no hay suficientes mostradores de facturacion,ni cintas de recogida de equipajes (hablamos en términos de 74.000 pasajeros diarios).

Las unidaddes de refrigeración son demasiados débiles para un peligro de sobrecalentamiento,se ha calculado mal las trayectorias de vuelo y las zonas de protección de ruidos,la cubierta de la terminal pesa más de lo que puede aguantar y asi hasta 20.000 defectos de gravedad.Construccion de una tercera pista de despegue que no estaba contemplada,ya que es muy probable que para cuando abra este se haya quedado pequeño.

Cuesta 20 millones de euros al mes en mantenimiento.

Después de lo expuesto anteriormente huelga decir que los fracasos en megaestructuras o grandes proyectos nos afectan a todos, sino tirar de hemeroteca y veréis.De aquí y lo que venga después debemos sacar buenas y productivas lecciones aprendidas para no cometer los mismos errores y ganar tiempo.

Todo esto demuestra que la corrupción, los sobrecostes y los fallos en las obras no son exclusivas de los países del Mediterráneo como nos hicieron creer….


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HERRAMIENTAS EN LA MEJORA DE LA CALIDAD

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Toda organización que se precie, en la mejora de la calidad , ha de  tener muy presente que ha de trabajar con múltiples herramientas si quiere llegar al éxito.Por herramientas entendemos todo instrumento que utilizamos para ejecutar una acción con el fin de conseguir una finalidad.Esta herramienta por muy buena que sea, siempre va a estar supeditada  a la habilidad de quienes la utilicen.

Para llegar a la solución de cualquier problema hemos de utilizar varias herramientas, teniendo presente que nos vamos a encontrar con varias soluciones.

El empleo de las diferentes herramientas han de tener una casi perfecta armonía e interpretación entre sí.

elegir herramienta

¿Qué factores influyen en una organización para la elección de las herramientas a utilizar ?

1.-Facilidad en su manejo

2.-Facilidad para que el equipo pueda manejarlas.

3.-Visuales, que favorezcan la dinámica del grupo.

4.-Que sean aplicables a los diferentes sectores de la organización.

5.-Que se puedan emplear como lecciones aprendidas una vez llegadas a alcanzar la solución.

finalidad de la mejora

¿Con qué finalidad?

1.-Identificar y distinguir problemas en cuanto a importancia y simplificación.

2.-Identificar sus causas.

3.-Identificar las diferentes metodologías para solucionar los problemas.

4.-Seleccionar la mejor solución.

5.-Planificarla.

6.-Implantarla.

7.-Verificar su eficacia.

oposicion al cambio

¿Cómo contribuyen éstas herramientas a la implantación de una mejora de la calidad?

Sea cual sea la estrategia que seleccionemos para implantar el cambio de mentalidad  y actitud necesario para llevar a cabo un sistema de gestión de la calidad en nuestra organización,hemos de tener presente a los que se oponen a dicho cambio y diseñar métodos apropiados para convencerles de lo contrario.

De ahi que debamos de realizar un diagnóstico de la situación actual y diseñar una metodología de implantación para que tenga la mayor posibilidad de éxito.Hemos de  tener en cuenta alguno de los siguientes aspectos:

1.-La perspectiva histórica de esfuerzos respecto de cambios pasados

2.-Cuál es el clima general para la innovación que existe en la organización.

3.-Qué tipo de cambio específico interesa implantar.

La forma en la que se realizan los cambios es tan importante como la razón por la cuál se desean efectuar dichos cambios.

Recordar también que la resistencia al cambio disminuye si las personas que están comprometidas con el plan, lo están también con la metodología que se va a utilizar.De ahí que la interacción de forma continúa entre los diferentes actores involucrados con el cambio sea fundamental para obtener el éxito de los esfuerzos que se desea efectuar.


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¿Sabes cuántas Operaciones Portuarias hacen falta para atracar un buque ?

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Hoy os quiero hablar de las operaciones que tienen lugar desde que un buque comercial llega a puerto y amarra en su puesto de atraque, hasta que sale de este.¿Sabes todas las operaciones que hay que realizar para llegar conseguir la foto que ilustra este post?

Primeramente tenemos que definir qué son las Operaciones. Son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas, con recursos asignados para realizar básicamente el mismo conjunto de tareas según los estándares institucionalizados en un ciclo de vida de producto.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACÓN DE OPERACIONES

Una planificación detallada es muy importante para la debida asignación de recursos  y la debida coordinación de las diferentes actividades, especialmente cuando intervienen personas y organismos ajenos al puerto.Por muy bien que desempeñen los directores de operaciones y explotación su trabajo de  supervisión y control, es materialmente imposible lograr un movimiento de  mercancías que se pueda desarrollar sin contratiempos, de modo equilibrado y lo más importante:con una buena relación coste-eficacia.La planificación es una tarea indispensable de gestión respecto de todas las actividades a la hora del atraque de un barco.

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PLANIFICACIÓN ANTES DE LA LLEGADA DE BUQUE A PUERTO

Su finalidad es contribuir a la planificación de la organización de las operaciones en el puesto de atraque para lograr la máxima productividad posible y la asignación más eficiente de los medios o recursos del puesto de atraque, a fin de reducir al mínimo el tiempo de permanencia del buque en puerto.En esta etapa, llamada Asignación del puesto de atraque decidimos a que puesto de atraque, que ha de contar con las instalaciones necesarias, acostará el buque para realizar las labores de carga y descarga de mercancías.

Seguidamente tenemos que planificar la mano de obra y equipo que serán necesarias cuando comiencen las operaciones de manipulación de carga, es lo que se llama Asignación de recursos o medios.Nos aseguramos de que planificamos y gestionamos al personal y el material necesarios para lograr que la rotación del buque sea lo más rápida posible y conforme a la mejor relación coste-eficacia.

Por último hemos de establecer la Estimación de tiempos de trabajo ,entendiéndose ésta como el cálculo de la duración de cada envío ( interviniendo vehículos por carretera, vagones de ferrocarril..etc) y calculando el numero de turnos necesarios para poder terminar las labores portuarias pudiendo así estimar la salida del buque, para dejar el puesto de atraque nuevamente libre.

Estas tres tareas :

  1. Asignación del puesto de atraque
  2. Asignación de recursos o medios
  3. Estimación de tiempos de trabajo

constituyen el alma de la planificación antes de la llegada de buque a puerto.

ASIGNACIÓN DEL PUESTO DE ATRAQUE 

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A.-¿Qué información es necesaria para completar esta operación?

  1. Qué buques tienen previsto hacer escala en los próximos días, semanas  y para cuando está previsto su arribo.
  2. Conocer las dimensiones del buque: eslora y calado.
  3. Qué tipo de aparejo de carga y descarga lleva el buque y si necesitará grúas de muelle o podrá efectuar las mismas por sus propios medios.
  4. Tipo de mercancias que va a descargar o cargar por si pudiera necesitar un puesto de atraque especializado.
  5. Determinar si la forma en que el cargamento está distribuido entre las escotillas influye en la elección del puesto de atraque.
  6. Si el buque porta mercancía peligrosa destinarlo a un atraque especializado en ese tipo de mercancía.
  7. Si el buque porta mercancia que ha de seguir via indirecta, serán necesarias instalaciones de almacenamiento adecuadas y suficiente espacio libre es el momento adecuado.
  8. Si por el contrario las mercancías siguen la vía directa, el buque necesitará un puesto de atraque adecuado para el tráfico por carretera y ferrocarril.
  9. Determinar mediante la información presentada por el agente marítimo (manifiesto de carga y plan de estiba) el muelle dónde el buque debe de atracar en puerto.
  10. Determinar cuántos días va a permanecer el buque atracado.

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Nuestro buque está apunto de atracar.Todo lo planificado ( a gran escala porque sino no acabaríamos nunca)  anteriormente se ha de poner en práctica y lo más rápido posible.Recordar que el buque ha de estar el tiempo mínimo e imprescindible en puerto para que su rendimiento y productividad, es decir sus beneficios se cumplan.Pasamos al siguiente punto.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS O MEDIOS

  1. Estudio y planificación de los recursos necesarios  en el puesto de atraque para realizar una manipulación del cargamento del buque con rapidez y eficacia, al coste  más bajo posible por tonelada de mercancía manipulada.
  2. Efectuar con los datos anteriores una estimación aproximada del volumen de trabajo que requiere cada escotilla del buque con el objetivo final de determinar la mano de obra que se necesita para descargar el buque.
  3. Organizar las restantes tareas en el puesto de atraque, ya que no serviría de nada aumentar las producción de operaciones de carga o descarga sino se pueden  ajustar al mismo ritmo.
  4.  Estimar el nivel probable de la demanda de instalaciones de almacenamiento
  5.  Ponerse en contacto con los destinatarios y sus agentes para conocer el uso de necesidades de manipulación y entrega y averiguar el volumen de mercancías en almacenamiento de tránsito.

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Nuestro buque está atracado, las cuadrillas listas para empezar a trabajar a su costado, las grúas bajadas y esperando ordenes…es hora de estimar los tiempos de trabajo para que permanezca el mínimo tiempo posible en puerto.!!!Vamos a empezar ¡¡¡

 ESTIMACIÓN DE LOS TIEMPOS DE TRABAJO

Una de las características principales del trafico tradicional de carga general es la amplia variedad de las mercancías transportadas y el diverso volumen de los envíos.Esto determina la asignación de recursos ya que las necesidades de personal,equipo y medios del puesto de atraque varía con cada hora y cada turno.

Para ello es necesitaremos calcular el Ritmo Unitario de Manipulación:

  1. Tener una serie de valores fidedignos del ritmo de las mercancías cargadas/descargadas en el puesto de traque, ya que ésta depende su variación del tipo de mercancía y su embalaje.
  2. Descomponer toda la variedad de mercancías manipuladas en un puesto de atraque en una clase de mercancías generales, basadas en sus características de manipulación.
  3. Determinamos los ritmos de manipulación de cada clase de mercancía  en base a:
    1. Medición de los tiempos del ciclo de elevación de cada clase de mercancías.
    2. Conversión de esos tiempos en número medio de ciclos logrados por hora.
    3. Calculamos el numero de ciclos de elevación por hora por el promedio de toneladas por izada de mercancías de cada clase.

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Como podeis comprobar y quiero reiterar una vez más, lo descrito arriba que sirva de ejemplo de la complejidad que tiene hacer entrar buques comerciales de 396 metros de eslora,con una capacidad de carga de longitud similar a 4 campos de fútbol, una manga de 60 metros y con calados de 16 m. En total caben 19.224 TEU o lo que es lo mismo 39.000 coches,5 millones de bicicletas..y lo que tu quieras.Todo ello con una tripulación 35 personas y cuadrillas de estiba de similar número ,4 amarradores para su atraque/desatraque.Todo ello en periodos de tiempo inferiores a las 12 horas que hacen de los puertos grandes PMO’s y a los que allí trabajan grandes Gestores de Operaciones.


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¿Quieres saber qué pasa cuando la Innovación funciona de verdad?

think

La semana pasada  publiqué un video muy ilustrativo sobre lo difícil que resulta algunas veces implementar la Innovación en nuestra organización.Pues bien ahora quiero mostraros lo contrario.En el vídeo que vais a ver ahora podéis comprobar que cuando uno o varias personas se proponen alguna cosa, por muy complicado y contracorriente que sea, si es diferente a cualquier cosa que hayamos experimentado dará resultado.

Quién les iba a decir a los usuarios del metro que subir escaleras les iba a resultar divertido y saludable…y ojo  al final del vídeo..la escalera mecánica no la utiliza nadie….casi da vergüenza subirse a ella.

http://youtu.be/eQYWUjOpFEQ

Y tú ¿has vivido alguna experiencia igual en tu organización…?

Compártela con nosotros.


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Recuerda: Matar buenas ideas puede afectar a tu futuro.

Matar tu idea puede afectar a tu futuro

Navegando por la red me he encontrado un vídeo que refleja una situación que seguro algunos de nosotros hemos vivido en nuestras organizaciones más de una vez.Quién no ha llegado con una idea innovadora,con una solución a un problema, en definitiva: un cambio.

Palabra temida por algunos y olvidada por otros parece que conlleva a una creación de gastos no justificados ya que :”¿qué vamos a conseguir con eso?”,”esperemos a que lo haga la competencia y si da beneficios nos lanzamos”.Cuántas veces hemos oido estas frases y hemos pensado nada más salir de la reunión: “tarde como siempre”.

El cambio es necesario si se quiere avanzar, y como todo en la vida, cada paso que nos acerca al objetivo el riesgo se hace cada vez mayor.

Os invito a reflexionar acerca del vídeo y a que comentéis si os ha pasado lo que a continuación vais a ver.


 

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