La Toma de Decisiones

toma de decision

Vamos a tomar✅ decisiones

Hoy vamos a comentar una de las cuestiones más importantes (todas lo  son) acerca de la Gestión de un Proyecto: la toma de decisiones.Ya comentamos en anteriores posts que un Director de Proyectos pasa como el 80% de su tiempo comentando con su equipo todos los pormenores del proyecto. Por eso es muy importante que antes de empezar el proyecto establezcamos unos procedimientos y mecanismos operativos básicos para que éste se realice de una forma más llevadera y nos quitemos de encima malos entendidos antes de empezar.

Si nos fijamos y lo analizamos bien, un proyecto es una es una toma de decisiones diaria que nos ha de llevar a la meta establecida: el objetivo. Para ello debemos tener claro dos conceptos:

  1. Cómo vamos a tomar las decisiones
  2. Quién las va a tomar.
formar parte del equipo

Gestiona bien las expectativas del equipo para poder Sumar

El Director del Proyecto tiene que tener cuidado cuando en su equipo no se llega al consenso entre sus miembros, ya que podemos encontrar obstáculos que dificulten el camino y eso siempre se traduce en problemas. Un equipo es un grupo de personas con diferentes expectativas de éxito, por ello será importante identificar y gestionar bien dichas expectativas. Llegados a este punto creo que tenemos que diferenciar la toma de decisiones de un Dtor de Proyecto y la de los Directivos o Jefes.Estos últimos identifican el problema,buscan alternativas, se asesoran y toman la decisión independientemente de la información recibida ya que no están obligados por las opiniones de los demás. Fallarán siempre a favor de lo que “más favorezca a la empresa”.Un Dtor de Proyecto no puede encajar en este tipo de toma de decisiones, ya que en un proyecto las cosas no están tan definidas.Hemos de tener cuidado con no alterar el objetivo a conseguir,no afectar al calendario, al presupuesto…etcetera.

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Las decisiones que tomamos pueden modificar los objetivos que hemos conseguido.

Por ello es tan importante que todos los participantes,patrocinadores,interesados y el Dtor del Proyecto,  tengan una visión unificada y conjunta del objetivo a conseguir. Existen muchos ejemplos y teorías acerca de este tema. Yo en particular he encontrado 3 fáciles y sencillas de utilizar :

  1. LA MAYORÍA MANDA:exponemos ideas o nuestra posición,discutimos y votamos.La idea que obtenga +50% votos se llevará a cabo.
  2. CONSENSO: cada uno de los miembros del equipo ha de estar de acuerdo antes de tomar y adoptar una decisión.Si no hay consenso, se desarrollan nuevas alternativas y se lanzan al grupo.
  3. PEQUEÑO GRUPO DECIDE: elegimos a un grupo de personas con destacada experiencia relacionada con el proyecto y el líder decide pero con datos en la mano.
tiempo

Ten cuidado con el tiempo, no siempre estará de nuestra parte.

Con esto perseguimos que todo el equipo se involucre y participe evitando famosas frases como “ese no es mi trabajo” o “no se enteran  yo lo hubiese hecho así”. Ahora bien todo esto es muy bonito pero hay una variable que nos pisa siempre los talones y nos respira detrás de la nuca: el tiempo. Por ello es muy importante que todo lo hablado anteriormente sea realizado  en las primeras fases del proyecto.

Y ya por último,también hay que destacar las celebres Cuestiones no Resueltas: “en la próxima reunión lo abordaremos”,”ya hablaremos sobre ello en la próxima reunión” que suelen ser también una losa a la hora de tomar una decisión.Para solucionar esto tan sencillo como recogerlas y hacer un seguimiento para evitar su pérdida y su oportuna resolución.

Con estos pequeños consejos podemos llevar a nuestra organización al éxito para la consecución de nuestro fin.

Y tú ¿como aplicas la Toma de decisiones en tu empresa?.


Os invito a verlo y que saqueis divertidas conclusiones sobre el mismo.

Ya sabes que puedes contactar conmigo en LinkedIn o a través del blog para cualquier duda o comentario que me quieras hacer.

Espero que os haya servido de ayuda y guía para complementarlo en vuestra vida profesional o académica.Y ya sabéis que si queréis recibirlo en vuestro mail sólo tenéis que suscribiros.

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Decisión vs Tradición.¿Cuál de ellas escogerías?

 UNA HISTORIA BASADA EN UNA MALA DECISIÓN.

Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.Acabas de cumplir la primera de las misiones de una ELC: entrar.Ahora sigue leyendo (Leer) y al final del post Comparte conocimiento.

El otro día me topé con una historia que hoy os quiero contar y que de verdad no doy crédito cuantas más veces la leo.Se trata de una multinacional, y no cualquiera.Una historia basada en una mala decisión que provocó la quiebra de toda una institución en el mundo de la fotografía.Hablaremos de Kodak.

george-eastman-imagen_postEsatman Kodak Company ha sido la mayor empresa del mundo en producción de película fotográfica (profesional/aficionado ) y en cuanto a fabricación de cámaras.Sólo Agfa, la alemana, le hacía un poco de sombra pero era Kodak la que más innovaba.Como ejemplo más notable la película Kodakchrome se creó en 1935 y 75 años después de su lanzamiento, año 2005, fue retirada del mercado.El modelo de negocio que Kodak creó en su época fue una forma de consumo y socialización de la imagen fotográfica: colección de momentos de la vida privada cuyo fin era estrechar y promover los lazos familiares.

“Usted  apriete el botón, que nosotros hacemos el resto”

Fue pionera en el desarrollo de cámaras digitales.Pero continuó con su negocio principal y llegó tarde a la era de la digitalización, desapareciendo casi del mapa empresarial.Hubo un exceso de confianza, una falta de visión ante lo que se les venía encima: el consumo de entornos digitales.Una nueva forma de paradigma social basada en la forma de compartir,usar y capturar las imágenes.

Esa decisión tuvo como consecuencia la perdida de + 20.000 puestos de trabajo al declararse en banca rota. De hecho fue muy notable la salida en prensa de varias multinacionales,Google o Apple, que se repartieron sus patentes.Quién sabe si en alguno de nuestros móviles llevamos algunas de ellas.

De vez en cuando hay que levantar la cabeza y no mirarse tanto los piés.

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Todo comienza con un Ingeniero llamado Steven Sasson, el cual estaba a cargo del departamento de Investigación y desarrollo de Kodak.Por aquel entonces con su habilidad y conocimiento del negocio, inventó la Cámara Digital. Si has oído bien, Cámara Digital.Hablamos del año 1979. Yo tenía 5 añitos y mi álbum de fotos está lleno de negativos en la última hoja, por si había que pedir alguna copia….¿os acordáis de todo esto no?

Sigamos…Imaginaos la satisfacción de este señor el cual había inventado algo que estaba muy por delante de su época (sería cómo el Iphone en nuestros tiempos).Lo primero que hizo fue presentar su genialidad a su Jefe.

Primera sorpresa:

“Eso que has creado está muy bien, pero no está en la línea de negocio de Kodak”.

Steven, como buen investigador no se rindió y siguió intentándolo.El Gerente de Ventas fue su siguiente visita. Previa llamada telefónica  por el Jefe de Steven y al presenciar horrorizado aquel invento ( acordaros que hablamos de la  Cámara Digital ) llamó inmediatamente a RRHH para que agradecieran todo el esfuerzo y dedicación que había puesto Steven en su obra diabólica y notificarle que de ahora en adelante tendría unas nuevas funciones y despacho en el sótano de la empresa para que se preocupara de verdad por levantar el negocio y no de hundirlo.

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Y así fue como el Ingeniero que estaba al cargo de la I+D ( creo que en España por aquel entonces no existía este concepto) permaneció en su despacho hasta que Kodak se declaró en banca rota.

Steven Sasson tuvo que presenciar desde su despacho con vistas la aparición de la fotografía digital y cómo Kodak decidió actuar de forma tardía cuando el nuevo mercado ya había tomado fuerza y nuevos competidores se habían introducido y establecido.Con lo que la estrategia de adaptación no fue lo suficientemente efectiva.A esto se le unió la amenaza de entrada de nuevas empresas y el aumento de la rivalidad entre competidores del sector.

Ahora nos ponemos en el papel de Steven Sasson e imaginar que cara se os quedaría cuando te sueltan la frase lapidaria:

”el invento no está en la línea de negocio de la empresa”.

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Cuando una empresa crea un departamento de I+D tiene que pensar que se le pueden presentar los siguientes modelos de negocio:

1.-Mejora de algún producto o servicio que ya existía en la empresa.

2.-Innovar en algún producto o servicio.

3.-Navegar en un Oceáno Azul  sin horizonte durante un largo tiempo y convertiste en un referente de tu sector.

En estos momentos Kodak está en el paradigma digital,el ascenso de la telefonía móvil y las apps para el tratamiento y captura de las imágenes digitales.La nueva cultura sobre la imagen, ya no se trata de congelar momentos perfectos sino de compartirlos día tras día.

La empresa posee casi 10.000 patentes, de las cuales 1.100 son usadas para el tratamiento digital.En estos momentos se dedica a la imagen digital,materiales científicos y al sector médico.

EL ARTE DE LA NEGOCIACION

Complicado en cuanto al tema de cómo negocio mas tiempo y recursos ( tiempo ,personal y económicos ) la negociación se realiza en el área de negocio de nuestra organización, que es con la que vamos a estar siempre en “conflicto”, debido a la primera fase  que se realiza en todo proyecto, y es el análisis.Esto es,introducir todo lo necesario para definir y controlar qué debemos y qué no debemos incluir en el proyecto.

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Y esta última es una de las partes más difíciles de realizar porque en la mayoría de las casos “ el cliente no sabe lo que quiere” y para mas inri aceptamos que lo que nos cuentan es la verdad,sin cuestionar la veracidad de esa necesidad.Por ello es importante que sepamos identificar de entre todos estos proyectos,los que de verdad se orientan con los intereses de nuestra compañía porque sino estaremos desarrollando una iniciativa que a alguien se le ocurrió y no podamos negociar todo lo citado anteriormente.

Inmediatamente identificado el proyecto en la dirección de nuestra organización estaremos aportando al mismo: valor estratégico.

La negociación  llegado a este punto resulta mas fácil pero no menos compleja.El siguiente paso seria expresar nuestras ideas,demandadas en un lenguaje claro,directo y sobretodo en la linea del interlocutor, sin tecnicismos.Ahorraremos tiempo y dinero que suele ser siempre lo que más se demanda en este tipo de reuniones.

Recordar que en las negociaciones hay una premisa:

win to win

¿Cuál huebiese sido tu forma de actuar ante tal situación?


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¿Cómo de bueno te consideras en la Gestión de Proyec7os…como para salvar a la humanidad?

Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.

Hoy os quiero sorprender con algo en lo que ya he hecho incapié en otras entradas (Gestión de las comunicaciones en un Proyecto.) y quiero resaltar, ya que me parece muy importante a la hora de Gestionar Proyec7os.

Se trata de la Comunicación.No hablamos de la comunicación en el sentido amplio de la palabra: la típica charla con el café y los compañeros antes de empezar a darlo todo,el almuerzo,los cuchicheos de oficina.No les quiero quitar importancia, porque la tienen, pero no son tan relevantes como la COMUNICACIÓN PROYEC7UAL.

Aquella que se escribe con mayúsculas porque es la que define tu personalidad: “dime cómo comunicas y te diré quien eres.”

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He querido relacionar el tema con el trailer de la película “La llegada”.Si,otra de seres de otro planeta que llegan a la tierra con no sé que fin.Pero esta es diferente y os explicaré el por qué.

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La primera diferencia es que por fin no vamos a luchar contra ellos con todo nuestro arsenal nuclear sino que vamos a intentar entablar comunicación.Hemos de descifrar su lenguaje y  saber por qué están aquí.Eso da mucho intelecto a la película.La codificación y descodificación de los mensajes sufren influencias de tipo cultural,educativo o sociológico que pueden mermar la toma final de decisiones.

La segunda y  es la que me ha hecho redactar este post, es que se pone en evidencia la mala comunicación entre nosotros,los seres humanos que habitamos la Tierra, a la hora de tomar decisiones de una forma conjunta.Está claro que la urgencia de la comunicación requerida hace que la toma de decisiones no sea consensuada, se haga a la ligera, y que cada uno tome la decisión que como país soberano crea oportuna.Pero estamos hablando de la humanidad, de un proye70 con letras mayúsculas….y en el trailer que os he puesto al final veréis que la decisión final a escoger por algunos es la más fácil.

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En definitiva, si las comunicaciones en el Proye7o son eficaces, la probabilidad de éxito del proyecto serán altas ya que se producirán relaciones entre los interesados que permitirán crear condiciones y alianzas,relacionar diferentes culturas,experiencias…dando paso al entendimiento y sinergias.

Aquí te dejo el enlace para que puedas ver el trailer y dejarme un comentario sobre la siguiente pregunta que te hago: ¿Lo habrías hecho tú mejor?

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Dame tu opinión al respecto y compartamos conocimiento.


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La Mejora en la Toma de Decisiones

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CÓMO MEJORAR TUS TOMAS DE DECISIONES.

Los grandes Project Managers toman grandes decisiones.Pero ¿cómo lo hacen?.¿Qué técnicas usan para tomar decisiones rápida y fácilmente ?.Tomar una decisión es un proceso que generalmente comienza con un problema y finaliza con una solución.Esto puede sorprender pero la mayoría de los grandes líderes usan los mismos 5 pasos para tomar decisiones. Siguiendo estos 5 pasos para cada decisión que tomes,decidirás más rápido las mejores decisiones sintiéndote bien por ello.

INVESTIGA EL PROBLEMA

Debes de tomar una decisión cuando un problema se presente ante ti.Dar el primer paso tomándote tiempo para identificar su causa principal y asegurarte que no es un síntoma de otro problema subyacente. Los problemas de los proyectos suelen estar relacionados con las personas,los procesos,el equipamiento o los materiales.Saber cuándo,por qué y como se produjeron y su impacto en el proyecto.

PRIORíZALO

En los proyectos los problemas surgen a todas horas.debes determinar si cada problema necesita tu atención urgente o no,basándote en su impacto sobre el proyecto. Si este tiene un alto impacto (p.ej. está impidiendo que el equipo trabaje) entonces de Alta Prioiridad y necesitas dejar de trabajar y resolverlo con rapidez.

IDENTIFICA LAS SOLUCIONES

Con una clara comprensión del problema y de su nivel de prioridad, es necesario identificar las soluciones para hacerles frente.Entonces revisas cada alternativa para determinar si:

  1. Resuelve la causa raiz del problema
  2. Es facil y práctico de implementar
  3. Prevendrá la reaparición del problema.

TOMA TU DECISIÓN

Ahora tienes toda la información que necesitas para tomar tu decisión.No tomes tus decisiones demasiado rápido.Tómate parte del día (si puedes) para considerar cuidadosamente los pros y los contras.Vete a dar un paseo, o si es muy importante dale una vuelta más con la almohada, de modo que tengas la cabeza clara en el momento de decidir.Toma las decisiones no importantes rápidamente, pero utiliza un poco más de tiempo cuando tengas que tomar las decisiones que son fundamentales para el éxito del proyecto.

ACTÚA EN CONSECUENCIA

Una vez que  has pensado y tomado tu decisión, necesitas estar plenamente comprometido en implementarla.Actúa en consecuencia,inmediatamente diciéndole a tu equipo la solución y programando las tareas necesarias para que se ejecute dicha solución.Recuerda,cada problema afecta a tu proyecto de alguna manera, por ello necesitarás actuar en consecuencia rápidamente una vez has decidido como lo vas a resolver.

El post de esta semana pertenece al libro llamado “Manual del Project Manager:Guía paso a paso para ser un Gran Project Manager” del autor Matias Baxauli .

Espero os haya gustado.

Gracias por estar ahí y un saludo.