No es lo mismo Conocer el camino que Andar el camino.

no es lo mismo saber el camino

Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.Acabas de cumplir la primera de las misiones de una ELC: entrar.Ahora sigue leyendo (Leer) y al final del post Comparte conocimiento.

Ya tenía ganas de sentarme y escribir en el blog (cosas de la productividad ;-).Lo que ha despertado mi inquietud por escribir este artículo han sido una serie de publicaciones acerca de contrataciones de personal para formar equipos y desarrollar proyectos.Tarea ardua difícil para el departamento de RRHH.Todos hemos leído artículos que rezan: “los trucos para seleccionar al mejor equipo de proyecto” o “cómo elegir al mejor equipo de proyectos”, “que cualidades hay que buscar para seleccionar al mejor candidato para liderar un equipo”…etc

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Comenzamos…

Una de las primeras consecuencias es que la mayor parte de los CV están maquillados.Según artículos que circulan en la red, el 85% de los seleccionadores de personal han detectado “mentiras piadosas“, dándose cuenta de ello demasiado tarde.Todos queremos entrar en esa empresa líder en su sector (porque todas lo son) y para ello haremos todo lo que esté en nuestra mano para poder pasar ese filtro, esa llamada de atención del reclutador entre los cientos e incluso miles de CV.

Según AdQualis, además de buscar un buen perfil técnico con cierta experiencia laboral, se espera de ellos que tengan competencias como la adaptabilidad, capacidad para relacionarse con personas dentro y fuera de su equipo, la persuasión, la facilidad de comunicación y la disposición para trabajar por proyectos.(No me extraña que apostemos por la Inteligencia Artificial y los Robots)

 

Ya tenemos a los 6 candidatos que van a conformar ese gran proyecto que tenemos por delante.Llega el día en que todos se conocen, el día que conocen al Director del Proyecto, el día D en el que todo tiene que encajar y rodar.Pero los equipos, las personas, no somos piezas de lego a las que puedan darnos forma conforme avanza el proyecto, como dice el refranero español “cada uno somos de nuestra madre y nuestro padre”.No hay ni existirá nunca un pegamento,ungüento mágico para unir a 6 personas y que todo vaya como la seda.Pero algún día hay que empezar…así que vamos allá.

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Formar a un equipo son como las piezas de Lego..siempre sobra alguna cuando la acabas.

Comenzamos con buen pié los primeros meses, parece que todo va bien.Los plazos se van cumpliendo, los cambios sobre la marcha se van solucionando, el equipo en general responde.Pero surge una figura oscura a la que todo director de proyectos teme y a la vez respeta: EL TIEMPO.

Un lado oscuro que tentará a los miembros del equipo a despertar ese “yo” que habían ocultado en aquél proceso de selección tan riguroso y selectivo que diseñamos, a romper la integridad y el compromiso del que bebimos en jarras llenas los primeros días de proyecto, aquél que nos obligará a estar cada vez más pendiente de nuestro equipo, a unirlos por la fuerza, a crear soluciones temporales para problemas venideros …en definitiva a girar la cabeza hacía su Director de Proyectos, su líder, porque necesitan una respuesta, una luz, un guía ante tan gran provocación.

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Recuerda: para ver la luz siempre ha de haber oscuridad primero

En este momento de incertidumbre el Director de Proyectos tiene que entender, tener muy claro que en ese preciso momento ha surgido lo que iba buscando desde que inició el proyecto, ha nacido su EQUIPO.

En este período de tiempo que han trabajado juntos, han interactuado, intercambiado opiniones y personalidades:

1.-Conocemos las actitudes y habilidades de cada uno de ellos: explotémoslas y mejorémoslas.

2.-Compartamos nuestros aciertos,nuestros errores, sin temor a equivocarnos, sin temor a prejuicios.

3.-Cada equipo es un mundo y como tal diferente a otros mundos, a otros equipos. NO intentemos trasladar lo que funciona en uno a otros equipos.

4.-Un equipo que respeta,que se hace respetar y se respeta a si mismo hace que su día a día y el de los demás sean brillantes.

5.-Haz que tu equipo vea siempre el lado positivo de las cosas: “No hay mal que por bien no venga”

6.-Haz que tu equipo se guíe por sus intuiciones cuando tome sus decisiones.

7.-Haz que tu equipo gane en confianza: para ello se necesitan experiencias y que mejor que las que se viven en un proyecto.

8.-Haz que tu equipo se sienta identificado con el objetivo del proyecto.

9.-Haz que tu equipo sea autónomo ya que cuánto más controlen sus ocupaciones y responsabilidades diarias, más confianza depositarán en el Director de Proyectos.

10.-Haz que tu equipo gane en inteligencia emocional y en competencias.

Harían falta muchos puntos más.Pero la clave está en aprovechar las oportunidades que nos ofrece el poder dirigir equipos de proyectos, ya  que si hemos plantado bien nuestra semilla germinará en nuestro macetero, en nuestra organización, y tendremos una continuidad, una línea a seguir.Hay que retener el valor en la organización.

Para terminar comparto la gran frase de Morpheo en Matrix y que resume todo en una sola línea:

NO ES LO MISMO SABER EL CAMINO QUE ANDAR EL CAMINO

 


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Espero que os haya servido de ayuda y guía para complementarlo en vuestra vida profesional o académica.Y ya sabéis que si queréis recibirlo en vuestro mail sólo tenéis que suscribiros.

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El entorno del Proyecto.

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Empezamos con la frase que encabeza como siempre mis posts:

“Hago lo que sé de la mejor manera que soy capaz y pretendo continuar haciéndolo así hasta el final” A Lincoln.

 

Hoy vamos a continuar por la senda teórica del mundo de los Proyectos.Como habréis podido leer más arriba, el tema de hoy versa sobre el Entorno del Proyecto.
Elemento de gran importancia en la gestión de proyectos, y más para que esta sea exitosa.

exito

Algunos de los factores a nivel interno que se hacen necesarios para el éxito del proyecto pueden ser entre otros:

1.-Reconocer la participación de todos sus participantes así como los esfuerzos y logros.
2.-Asumir riesgos.
3.-Buenas relaciones laborales.
4.-Comunicación abierta entre todos los integrantes que conforman el proyecto.
5.-CONFIANZA en uno mismo y en los demás.

Pero hay que tener en cuenta los elementos externos,como pueden ser el ambiente de la empresa,ubicación geográfica o el modelo de organización donde se integra el proyecto.

organizacion

Podemos distinguir dos tipos de organización:

FORMAL
a)No se tiene en cuenta las distinciones y valores sociales.
b)Si tiene en cuenta las relaciones funcionales.
c)Estructurada sobre la base de unas reglas.
d)Como principio defienden la unidad de objetivos y eficiencia.
e)Consecución de objetivos de forma objetiva.
f)Vínculos interpersonales rígidos.

INFORMAL
a)Interacciones y relaciones que se establecen entre los diversos elementos humanos de una organización.
b)Espontáneo,no tiene una estructura definida e institucionalizada.
c)Si tienen en cuenta las necesidades socioafectivas de los miembros.

Que duda cabe que estos dos tipos de organizaciones han de estar bien ajustados para el éxito de nuestro proyecto.Si la estructura organizativa no se implica,probablemente los proyectos fracasarán.

fracaso

Una vez decidido por parte de la organización, la participación en uno o varios proyectos, estos han de ser:

1.-Identificados
2.-Seleccionados
3.-Priorizados
4.-Puestos en marcha.

Ahora bien, no hay que dejarse llevar por alcanzar todos los objetivos ya que esto acabaría provocando en nuestra organización:

a)Escasez de fondos.
b)Conflictos entre proyectos.
c)Calendarios poco realistas,debido a la exigencia de su cumplimiento.
d)Incremento del riesgo.

pautas

Por todo ello, toda organización que se proponga llevar un proyecto y que este prospere ha de tener en cuenta una serie de pautas:

1.-Un comienzo firme.
El inicio es una fase específica en el que se crea el entorno de la gestión del proyecto.Hay que confirmar su viabilidad para comprobar si merece la pena llevarlo a la práctica y pueda ser planificado dentro de los límites de tiempo,coste y calidad acordados.

comienzo

2.-Educación y formación.
Toda persona que vaya a participar en el proyecto necesita saber algo sobre la gestión del mismo y la organización que le sustenta. La formación facilitará a los componentes del proyecto la habilidad y el conocimiento para hacer mejor o diferente las cosas.

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3.-Gestores de proyectos competentes.
No basta con que sean buenos especialistas con conocimientos en TI,informes o demás, ya que su misión principal consiste en gestionar las expectativas respecto a tiempo,coste y calidad.La gestión de proyectos es una disciplina en la que merece la pena invertir.

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Os recomiendo la lectura del blog “El Laboratorio de las TI” sobre todo el post “La Gestión de Proyectos y los Project Manager desaparecerán en 5 años” (esperemos que no).
Os dejo el link.

El laboratorio de las TI

4.-Apoyo, consejo y preparación

Estas tres acciones son un síntoma del compromiso de una organización en la gestión de proyectos.

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En resumidas cuentas las personas y organismos aprenden y aumentan su competencia si se invierte en su desarrollo, es decir, cuando los integrantes del proyecto aprenden y trabajan juntos.


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Habilidades directivas de un Director de Proyec7os: Productividad

reloj-productividad

Hola de nuevo a to@s y bienvenidos a un nuevo post sobre la Gestión de Proyec7os.

En el artículo de hoy quiero hablaros de una habilidad,a parte de la comunicación , que todo PMP debe poseer y que es muy importante que administre y conozca bien.Además de las habilidades sociales encaminadas a coordinar y dirigir el equipo de proyec7o, es necesario implementar otras habilidades que nos ayudarán también en nuestro día a día.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LOS PROYEC7OS.

Normalmente esta variable depende de cada  uno, de como se lo organice.Hemos de aprender a optimizar su rendimiento para lograr la consecución de los objetivos.

El método eficaz para manejar el tiempo puede suponer:

  1. El equipo pasa su tiempo en asuntos importantes, no sólo asuntos urgentes
  2. El equipo ha de ser capaz de distinguir entre lo que ven como importante y lo que ven como urgente.
  3. Los resultados y no únicamente los métodos son el enfoque de las estrategias de administración del tiempo.
  4. Hay que aprender a decir que “No”.

Las actividades importantes son aquellas que producen un resultado deseado.Las actividades urgentes son aquellas que requieren un atención inmediata y están asociadas a una necesidad relacionada con un problema o situación incómoda que requiere una pronta solución.Si nos fijamos en la siguiente tabla:

plano de actividades urgentes

 

podemos sacar las siguientes interpretaciones:

  • Las actividades que hemos encasillado en el recuadro I (Urgentes – Importantespueden ser manejos de crisis de los miembros del equipo o quejas de clientes.
  • En el recuadro II (No urgenteImportante), se encuentran aquellas actividades que son importantes pero que no son urgentes, como las planificaciones de desarrollo,oportunidades..
  • En el recuadro III (UrgenteNo importantese encuentran las actividades que no son importantes pero que pueden  ser urgentes, como llamadas de teléfono, mails pidiéndonos algún tipo de información…
  • En el último recuadro  IV (No urgenteNo Importantenos encontramos con las rutinas o escapes que no tienen demasiado valor (archivar,charlas…)

Como podemos observar organizar el tiempo del que disponemos  nos servirá para establecer prioridades en la ejecución de actividades que hemos planeado, pudiendo clasificarlas en tres categorías:

  1. Prioridad A: es algo Imprescindible.
  2. Prioridad B: es algo que se debe hacer.
  3. Prioridad C: es algo deseable de hacer.

Para poder determinar estas prioridades se necesita tener en cuenta los criterios de juicio,relatividad y tiempo siendo estas las que pueden decidir si el proyecto avanza y sale adelante o es estanca y lo perdemos.

¿Te has encontrado en alguna situación similar en tu organización? ¿Añadirías alguna actividad a la tabla anterior?


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El papel del Líder.

De nuevo con tod@s vosotr@s después de haber superado un gripazo (aún no curado del todo), nos vamos a adentrar en el multiuniverso del Líder del Proyec7o.

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En el último artículo del año pasado estuvimos hablando sobre la gestión del líder en los diferentes equipos que conforman un proyecto,mas concretamente hablamos del Liderazgo. Con el de hoy vamos a cerrar el círculo estudiando los factores y funciones que condicionan el comportamiento de un buen líder para dirigirlos.

Comencemos por el:

Factor Persona: debe conocer de primera mano la experiencia y el nivel de desempeño de su grupo de trabajo y utilizar dicha información para la posterior toma de decisiones.

Factor Tarea: Refiriéndonos al trabajo que hemos de realizar y a los resultados esperados.Viene determinado por dos variables: el tiempo y el riesgo asociado al fracaso.El líder ha de buscar el estilo que haga que la tarea se cumpla en el tiempo marcado.

Factor Entorno: el líder puede verse influido por su entorno organizativo  o por el propio equipo.

Llegados a este punto podríamos resumir las habilidades de un líder en 3 grupos, de relación,personales y de dirección  y que han de ser realizadas, en su mayoría, para alcanzar los objetivos en las organizaciones.Vamos a representarlas en una tabla, para su mejor comprensión.

tabla lider

 

Ahora bien, después de leer el artículo tienes que tomar una decisión en base a:

  1. EL JEFE decide lo que se tiene que realizar en función de su posición jerárquica en la organización.
  2. EL LÍDER , aún sin tener posición jerárquica, posee la capacidad de toma de decisión del grupo debido a la influencia que ejerce en base a una autoridad moral.

¿De qué lado estás en tu organización? ¿Cómo se toman las decisiones en tu organización?


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EL LIDERAZGO

 

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Frases célebres de autores acerca del liderazgo:

KEN BLANCHARD: “Hoy en día, la clave para un liderazgo exitoso es la influencia, no la autoridad”

ROBERT LOUIS: “Guarda los temores para ti mismo, pero el coraje, ese compártelo con los demás”

JIM ROHM:

“El desafío del liderazgo es ser fuerte, pero no grosero; ser amable, pero no débil, ser valiente, pero no intimidar; ser reflexivo, pero no perezosos; ser humilde, pero no tímido, sentirse orgulloso, pero no arrogante; tener humor, pero sin locura”

Pero a pesar de todo lo descrito anteriormente, el liderazgo tiene en común con todas ellas, el proceso de influencia del líder sobre los seguidores cuyo fin es conseguir las metas de un grupo, organización o sociedad.

Luego el liderazgo tiene dos aspectos principales:

1.-Influenciar,efecto que una parte ejerce sobre la otra.

2.-El poder,entendiéndose como tal, la influencia  sobre la conducta o bien sobre sus actitudes o valores.identifyleader

Pero …¿cómo identificar a un líder?. Posiblemente por sus rasgos y características que los hacen diferentes a los demás revelando así sus capacidades de dominio e influencia.

Podríamos poner por ejemplo:

1.-La energia fisica que pueda desarrollar realizando sus tareas.

2.-Una inteligencia por encima a los demás.

3-Más autoconfianza.

4.-Motivacion.

5.-Habilidades interpersonales,estabilidad, integridad …

Pero claro llegados a este punto podriamos pensar que todos aquellos que reunieran todo o parte de las características mencionadas anteriormente, serian líderes y el resto que no disponga de una o alguna combinación de las mismas nunca lo seria, produciendo un gran agravio… ¿no os parece?

Así que la efectividad de un buen líder o un buen liderazgo pasa por 2 factores clave:

1.-Los Factores Situacionales,que podemos señalar como aquellos que hacen referencia a:

A.-La relación buena o mala del líder con el equipo.

B.-El cómo esté estructurada la tarea.

C.-El poder del lider para otorgar recompensas.

2.-Los Factores Personales que podemos señalar como aquellos que hacen relación a:

A.-Su orientación a la tarea, es decir, si va a realizar el trabajo encomendado por la organización.

B.-Su orientación a las relaciones, dando prioridad a llevarse bien con los subordinados.

 Unos líderes orientados hacia la tarea obtienen mejores resultados en situaciones extremas y si están orientados hacia la relación ,sus resultados empezaran a notarse cuando el nivel de control sea mediano.

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Ante esta situación podemos tener en nuestra organización o deberíamos poder detectar, al Líder con carencia de seguridad en si mismo y al que deberíamos apoyar al principio para que fuera cogiendo seguridad y así conseguir una satisfacción personal, que le lleve a consolidar el apoyo de la organización y llevar las tareas el sólo.

Al Líder con falta de interés en el trabajo habrá que dejarle claro cuántos son los objetivos que ha de cumplir,empezando con logros pequeños hasta alcanzar los grandes. Conseguimos que gane interés,confianza y satisfacción laboral.

Pero no hemos de fijarnos solamente en las personas para determinar a un líder, los objetivos marcados por la organización también deben determinar que tipo de Líder escoger para conseguirlos.Si hablamos de objetivos ambiciosos pero alcanzables hemos de tener un Líder que fomente la participación.Ahora bien si los objetivos marcados son ambiguos hemos de tener un Líder directivo, más bien tirando a Jefe.

En el próximo post seguiremos hablando de este tema pero me gustaría saber tu opinión al respecto: ¿en tu empresa que tipo de liderazgo tienes?…

Anímate a participar y compártelo.


 

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LA EFICACIA EN LOS EQUIPOS DE PROYECTO II

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Hola a tod@s de nuevo.Ya estamos aquí con la nueva entrada de esta semana.Espero os resulte interesante.

Ya vimos en la sección anterior la importancia que tienen los equipos de trabajo en una organización. En esta 2ª parte vamos a continuar por la misma senda pero haciendo hincapié en las diferentes fases por las que se crea la  efectividad en los equipos de trabajo.

Comencemos pues nuestra andadura….

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Ya habiamos comentado que la eficacia de un equipo depende de cómo se sienten de identificados con los objetivos del proyec7o,pudiendo así obtener el grado óptimo de evolución y madurez del mismo.

Podemos distinguir una serie de etapas en la evolución de equipos relacionados con dos variables importantes:

1.-MADUREZ PROFESIONAL.

O también llamada productividad. Nos define el índice de eficacia del grupo que dependerá de las competencias de los miembros para llevar a cabo sus actividades.Determina los resultados que es capaz de obtener el grupo en una tarea o función especifica.

2.-MADUREZ GRUPAL.

O compromiso. Definida como el grado de eficiencia del grupo,causada por el grado de motivación para asumir responsabilidades y lograr resultados, así como el nivel de integración y cohesión del grupo,dependiendo de las actitudes e intereses que muestren llevando a cabo sus tareas.

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Las diferentes fases por las que pasa un equipo de trabajo hasta convertirse en efectivo podrían ser las siguientes:

A.-INICIACIÓN

Se caracteriza por una madurez profesional baja, ya que los miembros del grupo no tienen claros los objetivos del equipo ni cual va a ser su aporte a los mismos.La madurez grupal es baja también porque, aunque existan intereses ,ilusión o expectativas positivas con respecto al futuro del grupo, no se han desarrollado sistemas de interacción efectivas ya que no existen sentimientos de pertenencia.

El grupo dependerá del lider y creará un ansiedad dentro del mismo ya que no tienen claras sus funciones o roles.Esta fase tiene una duración en función del grado de conocimiento de los integrantes del equipo, por lo tanto a mayor conocimiento menor duración de la fase de iniciación.

B.-ORIENTACION.

Observamos un aumento progresivo en la madurez profesional a la vez que las competencias se van desarrollando, sin embargo la madurez grupal continua baja porque no están definidas las normas que regulan las interacciones ni existe un sentimiento de pertenencia al grupo. Esta fase se caracteriza por el descenso significativo de la motivación de los miembros del equipo ya que sus expectativas iniciales no se cumplen con la rapidez que habían previsto.

Existe la frustación, competitividad y confusion respecto a los objetivos y funciones del grupo provocando los primeros conflictos entre ellos o entre y los coordinadores. La solución pasa por redefinir metas y funciones para hacerlas más asequibles, haciendo más fácil la consecución de las primeros objetivos.

C.-CLARIFICACIÓN

La madurez frofesional del equipo continua aumentando y es aquí cuando aparecen y desarrollan la confianza respecto hacia los demás miembros del equipo.Como consecuencia aumenta la cohesion del grupo y el sentido de pertenencia al grupo surgiendo la comunicación de una forma mas directa y fluida.

D.-INTEGRACIÓN.

Observamos que el equipo tiene las competencias necesarias para realizar un trabajo de forma eficaz y autónoma. Saben que tienen que hacer y cómo hacerlo, los objetivos están claros y cómo alcanzarlos también . La madurez grupal es muy alta, se reconoce, apoya y estimula la participación activa de los miembros del equipo.

E.-FINZALIZACIÓN.

Se acerca la disolucion del equipo. Disminuyen las aportaciones, la creatividad y un aumento de la actividad del equipo para cumplir la fecha de los objetivos.El coordinador del equipo tiene la misión de que el equipo se convierta en el vivero del siguiente equipo de proyecto.

Como podéis observar tras la finalización de este artículo todo en el mundo de la Gestión de Proyectos esta formado por diferentes fases o procesos hasta conseguir el/los objetivos marcados por la organización.

¿Cómo ves a tu equipo en tu organización? ¿En que fase te encuentras?


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La eficacia en los equipos de trabajo

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Según la RAE podemos definir la Eficiencia como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Las empresas actuales están pasando por un proceso de cambios cuyo origen se debe a la gran competencia (globalización), nuevos modelos de negocio,procesos dinámicos inciertos, complejos y a todo esto hemos de añadir una nueva estructura de trabajo que lleva consigo colocar en el seno de la empresa al equipo.

Estos equipos aportan diversidad de conocimientos,habilidades y experiencias dando una respuesta rápida e innovadora a los retos planteados por la empresa.El éxito de las empresas y de la producción de conocimiento se debe a la eficiencia de estos grupos

Estaréis de acuerdo conmigo en que un equipo es más eficaz que los individuos actuando en solitario y más cuando se necesitan habilidades,experiencias y toma de decisiones. El trabajo en equipo requiere y exige compromiso con los objetivos por parte de todos sus miembros.

Pero también se plantean desafios cara a las empresas en la medida en que exige una comunicación fluida para solventar conflictos de personalidades y egos, establecer objetivos y enfoques unificados,recompensas e incentivos apropiados,estructurar al equipo de trabajo,crear un estilo de liderazgo efectivo, etc.

Si no manejamos de una forma adecuada los aspectos mencionados anteriormente obtendremos equipos disfuncionales que lo único que aportaran son más desventajas que beneficios a las empresas.

Si tuvieramos que enumerar las ventajas podríamos citar:

  1. Mejores resultados tanto cualitativamente como cuantitativamente
  2. Satisfacción y orgullo de pertenencia al grupo en cuanto a los integrantes
  3. Calidad en el trabajo
  4. Disminuimos la tension porque compartimos trabajo
  5. Reconocimeinto profesional
  6. Se influye de una forma mas directa ante las soluciones de cada individuo
  7. Toma de decisiones por consenso, al aportar y discutir en grupo las soluciones
  8. Reforzamos el compromiso hacia la organización
  9. Disminuimos gastos institucionales
  10. Mayor conocimiento e informacion

Pero todo en esta vida no va ir de color de rosas,tambien existe un lado oscuro, unas desventajas:

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  1. Se pueden tomar decisiones apresuradas
  2. Que haya el dominio de un líder
  3. Responsabilidad ambigua porque queda diluida en el grupo.

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Como vemos la balanza se inclina hacia la efectividad de los grupos.Para terminar vamos a enumerar las características que le son comunes a este tipo de grupos:

  1. Claridad ante los objetivos.El objetivo común permite conocer a sus integrantes el grado de participación que tienen en el proyecto.
  2. Claridad de las funciones.Cada miembro del equipo ha de saber explicar: Cómo contribuye su trabajo y el del resto del equipo al objeto común.Lo que puede esperar del resto de miembros del equipo y lo que el resto del equipo espera de él.
  3. Competencia técnica. Todos los miembros del equipo deben de disponer de los conocimientos técnicos necesarios y requeridos para el logro del objetivo sin olvidar el esfuerzo de aprendizaje continuo y el desarrollo personal.
  4. Comunicación.Es directa,abierta y fluida.Muy importante la escucha y retroalimentación.
  5. Solución de problemas y conflictos.Para ello pondremos en practica: Nuestro potencial y creatividad individual. Aceptar y adaptar el cambio de funciones y roles en función de los objetivos
  6. Recompensas.Evaluar que resultados se han conseguido y como se ha llegado a ellos.
  7. Pertenencia al grupo.Alta motivacion para llevar a cabo actividades que presentan alcanzar los objetivos propuestos.

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