Una gestión del alcance sin precedentes

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Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.Acabas de cumplir la primera de las misiones de una ELC: entrar.Ahora sigue leyendo (Leer) y al final del post Comparte conocimiento.


Se preve que en el año 2016 se alcancen nuevos records históricos de tráfico de mercancías y pasajeros en los puertos de interés general,superándose los 505 milones de toneladas y 32 millones de pasajeros.Esto representa un aumento del 10,5% en mercancías y del 17% en pasajeros, es decir 48 millones de toneladas y 5 millones de pasajeros.

contenedorescrucero

¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

Para llegar hasta nuestros días hemos de introducir en nuestra batidora del tiempo dos ingredientes:

1.-La Gestión del Alcance

2.-Arquímedes.

Si nos atenemos a la definición que hace el PMBOK acerca de la Gestión del Alcance podemos observar que se basa en la  descripción de los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para realizarlo con éxito.

archimedes

¿CÓMO UNA PERSONA NACIDA EN SIRACUSA EN EL AÑO 287 A.C PUDO VISLUMBRAR UN PROYECTO CON UN ALCANCE TAN LEJANO Y PRODUCTIVO HASTA NUESTROS DÍAS?

Pongamos en marcha nuestra batidora…..

INICIACIÓN

crownAutorizamos formalmente un nuevo proyecto o permitimos que un proyecto que ya existía continúe. En nuestro caso, este estímulo, viene determinado por los problemas,oportunidades y requerimientos que tenía Arquímedes de su Rey.De todas es conocida la historia del Rey Hieron y la corona.Este le propuso a nuestro hombre que determinara si la corona que le regalaron era de oro o no.

PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE 

banera

Elaborar y documentar el trabajo del proyecto para que de lugar al producto requerido.Nuestro protagonista, inquieto como siempre, no dejó de pensar en ello,aunque dicen las malas lenguas que no supo muy bien al principio de la encomienda si iba a dar con la solución.Como la mayoría de las veces en la historia de la humanidad, todo surgió de forma accidental: tomado un baño

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

formula-arquimedesSubdividir las principales prestaciones del proyecto en componentes más pequeñas y manejables.Volviendo  a nuestra historia y con nuestro protagonista en el baño,Arquímedes dedujo que el peso de un cuerpo sumergido en agua era inferior a la medida observada si se pesaba en el aire.

VERIFICACIÓN DEL ALCANCE

coronagran

Obtener la aceptación formal del alcance del proyecto por parte del cliente.Previamente hemos de asegurarnos de revisar que tanto las prestaciones como los resultados han sido completados satisfactoriamente.Arquímedes antes de presentarse ante su Rey con la solución del problema, realizó el famoso experimento de introducir la corona en agua descubriendo así que habían engañado al Rey Herion.(El alcance de los estafadores ya os lo podéis imaginar en aquellos tiempos).

CONTROL DEL CAMBIO DEL ALCANCE

 megabarcoDe todos los puntos de control que tiene el alcance nos vamos a quedar con aquél que determina que se ha producido el cambio en el mismo.Quién le iba a decir al maestro Arquímedes que miles de años después su proyecto iba a materializarse en megabarcos de 330 m de eslora,que aun siendo de acero y tengan más desnsidad que el agua flotan porque no son macizos, ya que la mayor parte del barco es espacio vacío,aire.Así aunque la densidad del acero es mayor que la del agua,la densidad del barco no lo es, es más pequeña,flotando sobre esta.

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Barcos mercantes alrededor de Europa

Como veis en la captura de pantalla, estos son los barcos que gracias a un genio como Arquímedes y al alcance de su proyecto hoy surcan nuestros mares dinamizando la economía mundial.


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Gestión de Proyec7os……familiares.

Hola de nuevo a tod@s y bienvenidos a un nuevo post sobre la gestión de proyectos.

En el post de hoy vais a descubrir de una forma amena y pienso que divertida como se elabora un proyecto de construcción de una nave espacial de Lego Star Wars con mis dos ingenieros preferidos (mis hijos) un jefe de proyecto (yo) y el cliente/interesado (mi querida esposa).Echare mano de terminologías propias de los  procesos que tiene el PMBOK  en su Compañero de bolsillo de la guía PMBOK ,para contar esta historia de lecciones aprendidas.

yoda

La historia transcurre a comienzos del mes de diciembre cuando el PMP y el cliente tienen la primera reunión para determinar que producto se va a llevar a cabo para el deleite del equipo de trabajo:los ingenieros.El PMP piensa que algo relacionado con la construcción siempre es algo bueno,educativo,que estimulará al equipo a mejorar en su día a día, a despertar su interés y si encima es de Star Wars pues mejor que mejor.El cliente opina que es el PMP el que quiere construir esa nave como quiera que se llame pero que le vendrá muy bien al equipo,porque trabajaremos todos juntos para la consecución del objetivo.

Así que después de esta constructiva charla Desarrollamos y Firmamos el Acta de Constitución del Proyecto con fecha de inicio del mismo el 26/12/2014 para aprovechar el tirón de las navidades.El PMP sabe que el Presupuesto se va a disparar y que va a repercutir en sorpresa debajo del árbol navideño el día 25/12 pero toma ese riesgo.

Posteriormente se establece y se define el Alcance del Proyecto: construir el AT/AT en un periodo no superior a 7 días.Tendremos que presentar unos entregables todos los días hasta su cumplimiento para convencer al cliente de que la compra ha valido al pena y que el equipo de trabajo y el PMP están supermotivados.

AT:AT

Creamos una EDT: todas las tardes después de comer dedicaremos 2 horas a la construcción del proyecto.El personal estará integrado por el PMP y los 2 ingenieros.La ingeniera junior (de 5 años) se dedicará a la clasificación y colocación de piezas en un recipiente de plástico para que el ingeniero junior + ( 8 años ) las vaya colocando.El PMP se dedicará a la supervisión final del producto de ese día para corregir posibles fallos en su estructura y su control de calidad.Presentará el resultado al cliente junto con los ingenieros para conseguir esa sonrisa tan deseada que Valide el Alcance.

Todas las mañanas establecemos un brainstorming en el desayuno para poder mejorar los procesos que tendrán lugar por la tarde.La ingeniera junior afirma que necesita ayuda para la clasificación de las piezas porque algunas son muy pequeñas.El ingeniero junior+ comenta que con música ambiente podría concentrarse mejor.El PMP se reúne con el cliente y se llega al acuerdo siguiente:

1.-Se contrata a una ayudante a tiempo parcial para la ingeniera junior cuyo nombre responde a Hello Kity

2.-La música ambiente para construir será “La marcha Imperial de star wars” y “Libre soy” (de la película Frozen…por si alguien no lo sabía)

riesgo

Después de unos días llegamos a la Identificación de los riesgos en el proyecto:

1.-El PMP empieza a notar que tras dos días en la construcción del proyecto empieza a fallar un poco el control de calidad debido a la música ambiente, sobre todo por “Libre Soy”.

2.-La ingeniera junior comienza a desmotivarse y a perder la concentración debido a su nueva compañera que incita a la charla.

3.-El ingeniero junior + desea probar las piezas montadas in situ mediante simulacros de guerras con otras naves de la saga,alegando que está dentro del control de calidad comprobar la resistencia de las piezas.

4.-La cliente empieza a ponerse nerviosa debido a que los plazos no se cumplen y se ha invertido mucho dinero.

5.-Algunas piezas empiezan a aparecer por el suelo.

6.-Algunos problemas en el montaje hacen que no encajen en el proceso final de ensamblaje.La ingeniera junior echa la culpa a su ayudante Kity y el ingeniero junior + al control de calidad.

el proyecto

Al quinto día la cliente  nos reune a todos en la sala de juntas y nos lo deja muy clarito todo a todos: el proyecto se acaba en el tiempo establecido o nos quedamos sin fondos para seguir trabajando (es decir, el próximo finde no hay subida al chalet de los abuelos).

Mano de santo.Ahora es el equipo de trabajo el que motiva al PMP a realizar el trabajo.Hello Kity es despedida y se acaba con la musica ambiente. Lo que parecia imposible de realizar comienza a tomar forma.Se trabaja por las mañanas y por las tardes. Alcanzamos un ritmo frenético.

caja at:at

Al final entregamos el producto en forma y fecha.El cliente queda satisfecho porque argumenta que no es lo mismo verlo en la caja que montado.Esta muy orgullosa del equipo de trabajo y establece recompensas.

El PMP ve uno de sus sueños cumplido: una maqueta de Lego de una de las naves más emblemáicas de la saga Star Wars: un AT/AT.

Por último dedicar este post a mis dos hijos y a mi mujer por el apoyo y cariño que recibo todos los días sin Costos,alcance,tiempo ni riesgos.



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Lecciones Aprendidas

lessons learned

En el proceso de cierre de un proyecto es muy importante reunir y comunicar toda la información que podamos acerca del proyecto realizado para no repetir errores pasados y hacer una gestión futura más eficiente. Como ya sabemos, los proyectos son entes únicos y nuestras experiencias vividas en ellos pueden ser aprovechadas en otros y por otros proyectos similares.Esta labor viene desarrollada por la propia organización,dictando los pasos que han de seguir los equipos de proyecto cuando este proceso se lleva a cabo.

Hemos de pensar en las lecciones aprendidas como un “feedback”, mirar hacia atrás y recopilar todos aquellos momentos del proyecto, tanto buenos (aquellos que han funcionado y ver cómo se podrían mejorar) como los malos (aquellos que no pueden volver a ser aplicados).

El informe de lecciones aprendidas es también un buen momento para reunirse con el equipo de proyecto e innovar en todo aquello que queramos mejorar e implantar en futuros proyectos de nuestra organización. Pero lo cierto es que no son muchos los proyectos donde la primera reunión con el equipo de proyecto haya sido revisar las lecciones aprendidas.

Podemos pues llegados a este punto juzgar un proyecto si hemos gestionado bien:

  1. La implicación en la revisión de todos los representantes (a cualquier nivel).
  2. Si fue realizado en su fase de cierre para que los participantes pudieran recordar sin fallos.
  3. Misma consideración en los aspectos negativos y positivos.
  4. Identificación de progresos
  5. Identificación de los responsables que llevaron a término las acciones de mejoras.
  6. Comprobación en el tiempo de las fechas de finalización.

La revisión de lecciones aprendidas podemos elaborarla no sólo al final, sino también al terminar cada fase .Proceso más laborioso pero que ayudará a mejorar la gestión del proyecto.

meeting room

Nos encontramos en una sala de reuniones donde el patrocinador comienza con la introducción, exponiendo los objetivos de la sesión.Tendremos en cuenta que quizás alguien de los participantes no haya estado implicado en el ciclo de vida del proyecto,pudiendo ser el próximo patrocinador,por ello si queremos dar una buena imagen, hemos de seguir unas reglas básicas:

  1. Dejar a un lado los problemas: si un asunto no se ha podido resolver en 5-10 m dejarlo para después de la sesión.
  2. Respetar el orden del día.
  3. Respeto al responsable de la reunión, ya que está para que lamisca progrese adecuadamente.
  4. Se critica la gestión no al individuo.
  5. Respetar el turno de palabra para identificar y dar celeridad a las observaciones y soluciones.
  6. ser claro y conciso en lo que queremos exponer
  7. Nuestro tiempo y el de todos es limitado
  8. Ser educado y no dejar que las emociones interfieran el debate.

Obtenemos pues un plan de acción que nos va a indicar cómo medir su finalización,quién la llevará a término y para cuándo.Esta responsabilidad será ejecutada por los participantes presentes en la reunión y el patrocinador tendrá el compromiso de que llegue a buen puerto.

Podemos concluir que este tipo de revisiones ofrece una manera de aumentar la productividad y un mejora global de nuestra organización.

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SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL PROYEC7O

supervision

El seguimiento y control del Proyec7o consiste en comprobar que los resultados obtenidos (Plazo,Coste y Calidad) son iguales a los objetivos marcados en el proyecto.

Hemos de poder controlar:

  1. La información que obtenemos durante el seguimiento del proyecto.
  2. Evaluación del alcance de esa información y repercusión
  3. Tener una opción en caso de actuar
  4. Poder de decisión sobre las opciones para poder rectificar la evaluación del proyecto en todo momento.

Hemos mencionado la palabra “CONTROL” en el anterior párrafo,pero ¿qué significado tiene en la Gestión de Proyectos?.

Es una comparación de los valores reales con los anteriores iniciales,con el fin de ser adaptados a los nuevas situaciones que van apareciendo en nuestro proyecto. Como consecuencia es necesario tener información real del progreso del proyecto para poder comprobar lo real con lo estimado,poder analizar en que situación estamos y realizar las modificaciones que sean necesarias para ajustar nuestro proyecto a la realidad.

informes

La elaboración de  lo descrito anteriormente nos va a generar 2 tipos de informes:

INFORME DE SITUACIÓN

Descripción de dónde nos encontramos en el proyecto

INFORME DE PROGRESO

Descripción de los resultados del equipo de proyectos debiendo de confirmar al menos los siguientes puntos:

  1. Fecha de inicio y final de las actividades
  2. Porcentaje realizado de la actividad
  3. Tiempo,trabajo o coste previsto para dar por zanjada la información de incidencias y previsiones a corto y medio plazo.

El equipo de dirección de proyectos utilizará estos y otros tipos de datos para poder supervisar y controlar el proyecto,como pueden ser por ejemplo:

A)CONTROL DE CALIDAD.

El director de proyecto comprueba una unidad de trabajo en determinado momento para asegurarse de que cumple con las especificaciones.No debe de esperar al final porque superará lo planificado y tendremos costes por encima del mismo.Con unos controles periódicos podemos determinar qué es lo que se escapa a a las especificaciones y así reconducir los procesos que causaron los problemas.

B)CONTROL DE LOS PLAZOS.

De forma análoga para controlar los plazos hay que tener una buena planificación previa identificando las actividades a realizar,recursos a emplear,plazos de cada una de las actividades y su situación en el tiempo.Una vez que está efectuada y aprobada la planificación inicial de nuestro proyecto y comienza la ejecución del mismo se van a  producir en  mayor o menor grado desviaciones, sobre todo, en las holguras.Ello nos puede llevar a ser flexible con alguna de las restricciones hasta conseguir el encaje correcto o de volver a revisar nuestro trabajo previo lo cual significaría:

  1. Evaluar de nuevo la EDT
  2. Evaluar de nuevo la asignación de tareas
  3. Redistribuir recursos con el propósito de conseguir un mayor rendimiento.
  4. Simplificar las tareas fundamentales.

C)CONTROL DE LOS COSTES.

Aquí nos encontramos con la piedra angular del proyecto ya que nos define el éxito del mismo en beneficios medibles.El patrocinador o promotor es quien tiene la mejor posición para su desarrollo debido al interés manifiesto en el proyecto y será supervisado por el equipo gestor de la cartera de proyectos, dando su aprobación y aportando el presupuesto necesario.Un presupuesto es la interpretación de lo planificado a gastos reales y rendimientos esperados en un periodo de tiempo, es como tener un plano de acción del proyecto. Puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso ya que proporciona a las personas los recursos necesarios para realizar sus tareas.

Podemos desglosarlo en categorias de costes que se prevén, como por ejemplo:

  1. Personal: es la mayor partida del presupuesto
  2. Viajes,comidas,alojamientos…
  3. Formación: honorarios y gastos
  4. Materiales: además de lo habitual siempre hay que presupuestar algún equipamiento inusual.
  5. Estudios y servicios profesionales por parte de empresas externas

riesgo

Todo esto nos lleva a la obtención de resultados verdaderos y esperados,nos da seguridad para ir avanzando e ir alcanzando nuestros objetivos.Como podéis observar el proyecto se mueve en una delgada línea, que puede oscilar hasta romperse si no estamos pendientes de los factores mencionados anteriormente y pueden hacer que muchas horas de trabajo y esfuerzo se vayan al traste en poco tiempo.