“Un cliente insatisfecho no se queja, simplemente se cambia” W. EDWARDS DEMING

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En el anterior artículo  empezamos una serie de conceptos sobre las herramientas para la mejora de la calidad.Estas nos llevarán por una senda en la que nos detendremos en diferentes posadas para tomar un poco de aire,conocer nuestro avance y como no, seguir aprendiendo.

En el artículo de hoy vamos a conocer un poco más a fondo una herramienta que lleva el nombre de su creador: Willians E.Deming.

BIOGRAFÍA

Nacido el 14 de octubre de 1900 en Sioux City,Lowa en una familia con pocos recursos, vivió en una humilde casa donde la preocupación diaria era cuál sería su próxima comida.Durante todos sus años de estudio trabajo en diferentes lugares para poder costeárselos, forjando así sus principales cualidades que lo definieron a lo largo de su vida profesional: humildad, austeridad y voluntad de servicio.

En el año 1947 fue invitado trabajar en el primer Censo de Japón donde se familiarizó con su cultura y ya en 1950 la Union Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objeto de reconstruir Japón, lo invitó a Tokio a impartir cursos sobre el control estadístico de procesos y conceptos de calidad.Desde ese instante capacitó a cientos de ingenieros, directivos y estudiantes creándose “El Premio Deming ” que a día de hoy se considera como el número uno entre los premios de calidad.

Este éxito de las empresas japonesas en el mundo atrajo las miradas de la alta dirección americana.En 1980 Deming volvió a los EEUU aplicando sus teorías acerca de la calidad aumentado la demandad de sus servicios de una forma exponencial.En 1982 el MIT publicó un libro donde Deming sintetizaba su teoría de gestión basada en sus famosos 14 puntos para impulsar la calidad y las siete enfermedades que la impiden.

ciclodeming

 

El ciclo de Deming, que también puede ser conocido como el ciclo de Shewart y ciclo PDCA (plan-do-check-act) o PHVA (Planear-hacer-verificar-actuar) es considerado uno de los pilares fundamentales para la mejora y planificación de la calidad.

 

Si tuviera que encontrar un símil para poderlo aplicar a la gestión de la calidad lo podría definir como el Tornillo sin fin de Arquímedes, ya que cuando se cumplimenta el último paso y según los requerimientos, volvemos  a reiniciar el sistema generando otro ciclo de mejora.

Tornillo Arquímedes

¿CÓMO FUNCIONA?

1.-PLANIFICAR

Vamos a estudiar el proceso y decidir qué cambio podría mejorarlo.Para ello tenemos que tener claros los objetivos,las expectativas de los clientes y las políticas de la organización respecto al citado proceso.

Podríamos dividirlo en las siguientes etapas:

  1. Diagnosticar la situación actual.
  2. Tener claros los objetivos.
  3. Concretar los medios para alcanzar lo expuesto anteriormente.
  4. Asignar y gestionar los recursos de una forma adecuada.

O hacernos las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué logros podemos alcanzar?
  2. ¿Que cambios vamos a definir como importantes?
  3. ¿Qué resultados van a ser fáciles de alcanzar?
  4. ¿Será necesario realizar nuevas observaciones?

2.-HACER

Llevar a cabo las tareas tal y como han sido planificadas.Se observa como fundamental en esta etapa la obtención de resultados para un posterior análisis de los mismos, y así poder obtener información.

3.-VERIFICAR

Seguimiento,observacion y medición de los procesos y resultados siempre desde el punto de mira de las políticas, objetivos y requisitos del producto.

4.-ACTUACIÓN.

Proceder para una mejora continua del desempeño de los procesos,enviando nuevamente a la etapa de planificación si hubiera que modificar el modelo estudiado.En este caso se recomienda cambiar las condiciones que llevaron al resultado inicial para estudiar posibles cambios secundarios.Ayudarnos de las lecciones aprendidas.

El Ciclo de Deming es importante en todas las tareas que se realizan  y nos llevará al objetivo que perseguimos que no es más que una mejora continua en las metodologías de trabajo.

RECUERDA:

ideas de deming

¿Has utilizado esta herramienta en tu organización o algo parecido? ¿Nos lo cuentas?


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¿Qué es el Método Delphi?

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Cuando uno coge el PMBok y comienza a leer sus 416 páginas comienza a adentrarse en un  mundo de términos, palabras técnicas y demás que serán su día a día en la gestión de sus proyectos.Pues bien eso mismo me paso a mí en una de las muchas secciones del PMBOK,concretamente la llamada Gestión del Alcance.Las otras técnicas ya las conocía o había leído o incluso las había implantado en mi día a día pero Delphi…

andando hacia lo desoconocido

Hasta que un día me levante sudoroso de la cama porque había tenido una pesadilla con Delphi,ese método tan misterioso que siempre aparecía pero que nunca me había preguntado cómo se implantaba. Y ese fue el detonante para escribir el artículo que hoy os traigo.Después de mucho buscar y leer me pude hacer una idea que os relato a continuación.

Lo primero que debemos saber es que el método Delphi aparece en el PMBOK casi siempre  como una técnica grupal para la toma de decisiones.

Lo que no sabía es que fue desarrollada por la corporación RAND (La Corporación RAND (www.rand.org) es una institución sin fines de lucro que ayuda a mejorar la política y la toma de decisiones a través de la investigación y el análisis.) en la década de los  50 para recoger información acerca de la opinión de un grupo de expertos en referencia a las predicciones sobre el daño potencial de un ataque con bombas atómicas.Es decir, para predecir el impacto de la tecnología en la guerra.

cuestionario

Resumidamente consiste en un grupo de expert@s que responden anónimamente a una serie de cuestionarios y posteriormente reciben retroalimentación en forma de una representación estadística de la respuesta de grupo,después de lo cual el proceso se repite.El objetivo es reducir la gama de respuestas y llegar a algo más cercano al consenso de expertos.

Si analizamos lo anteriormente descrito obtenemos el siguiente análisis.

expertos

Lo primero es definir y elegir bien a nuestros expert@s en la materia objeto de la investigación que vayamos realizar.Hemos de saber diferenciar si van a ser expert@s cuyo objetivo será recoger su opinión sobre determinado tema o como expert@s que estarán directamente implicados en sacar a la luz preocupaciones tanto sociales como organizativas.

Desarrollamos un cuestionario inicial sobre el asunto que nos preocupa.Este formato elegido nos permitirá un análisis posterior mas fácil ya que las respuestas son en forma de una lista de frases separadas o párrafos cortos, más que en texto continuo.

Desarrollamos un segundo cuestionario en función de las respuesta del primero. Añadimos todas las respuestas del primer cuestionario (de forma anónima ) y pedimos a los expert@s que añadan cualquier elemento que les sugiera la lista de respuestas y que además puntúen cada una de ellas  en función de los valores que nosotros creamos convenientes.Por ejemplo podemos dar una escala de puntos del  1 al 5 en función de 5 valores que podrían ser: importancia, prioridad, factibilidad, relevancia,validez.

informe final

Seguidamente la lista de elementos puntuados se tendría que ordenar en el orden sugerido por la puntuaciones medias, y un tercer cuestionario tendría que pedir a nuestro grupo de PACIENTES expert@s que indicaran donde creen que se debería cambiar el orden, y repetir esta operación hasta conseguir un patrón estable, obteniendo así un resultado para nuestro estudio.

papeleo final del metodo

Así  a primera vista parece un proceso fácil pero puede resultar un proceso extenso ya que un grupo de 20 expert@s por ejemplo, puede generar del orden de 15 a 20 asuntos cada uno, es decir 200 ó 300 elementos diferentes, por lo que puede ser necesario algún tipo de análisis post-Delphi.Afortunadamente este método ha sido incorporado con éxito en algunos sistemas informatizados de resolución de problemas.

Leyendo lo descrito anteriormente ¿Aplicarías éste método en tu organización?


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4x4x4…y no son 64.Herramientas de productividad en la Gestión de Proyec7os

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La creación de relaciones de trabajo puede ser una técnica útil en el inicio de un proyecto tanto a lo largo del mismo como una vez finalizado.

La creación de relaciones de trabajo es la interacción formal e informal con otras personas dentro de una organización, industria o entorno profesional.Es una manera constructiva de comprender los factores políticos e interpersonales que tendrán un impacto sobre la eficacia de las diferentes opciones de gestión de personal.

La gestión de los recursos humanos se beneficia de la creación de relaciones de trabajo, al mejorar el conocimiento y el acceso a activos de recursos humanos tales como competencias sólidas, experiencia especializada y oportunidades de colaboración externas.

Por todo ello hoy os traigo una herramienta de productividad que me ha llamado la atención por la forma que tiene de ir seleccionando y discriminado las ideas del grupo.Su nombre,como bien podréis adivinar, es 4x4x4 y a continuación os explico en que consiste.

4x4x4

Nos encontramos ante una técnica grupal para producir y priorizar ideas.La iniciamos con una fase individual, orientada a la mejora de la comunicación entre los miembros del grupo, incrementado la cohesión de este.Es una metodología (elección de un método pertinente para la consecución de un determinado objetivo) que permite la producción cuantitativa de ideas, así como la selección cualitativa de estas.Podemos generar muchas ideas aplicando esta técnica pero a su vez vamos seleccionando las más útiles e interesantes.El coordinador tiene que medir tiempos,bastará con 5 ó 10 m para cada una de las fases, según el tema a tratar,la cohesión del grupo,la práctica en la aplicación de herramientas, etc.

DIAGRAMA DE FLUJO

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Cada participante escribe individualmente en un papel (mejor un posit para concretar), las 4 líneas esenciales acerca del foco creativo.Puede generar más pero tendrá que seleccionar las 4 que a su juicio sean las más importantes antes de pasar a la siguiente fase.Esta fase puede llevarse ya preparada a la reunión, de modo que cada miembro del grupo elabore previamente sus 4 ideas.

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A continuación el grupo se coloca en parejas.Cada pareja debe llegar a un acuerdo y escribir las 4 ideas que considere esenciales en relación al foco creativo.Estas ideas pueden ser 4 de las 8 que inicialmente aportan los 2 miembros o modificaciones de alguno de estas.Al final lo que pretendemos es enriquecer lo aportado, bien priorizando o mejorando las ideas.

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Los miembros del grupo ahora se colocan en grupos de 4 personas ( se juntan 2 parejas de la fase anterior) y deciden entre ellos cuales son las 4 ideas más interesantes delas 8 seleccionadas en la fase anterior (4 x cada pareja).Como podéis observar se trata de mejorar aún más las aportaciones, bien por selección de los existentes,bien por la modificación de las ideas originarias.

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Continuamos con el proceso sucesivamente hasta que el grupo entero tiene que ponerse de acuerdo y decidir cuales son las 4 ideas principales del foco creativo o del problema a resolver.Las 4 ideas finales serán las más interesantes de las producidas anteriormente.Puede haberte sonado Brainstorming pero la diferencia es la colaboración cualitativa de estos.

¿Qué te ha parecido ? ¿La pondrías en práctica en tu organización o practicas alguna otra metodología o sistema para llegar a soluciones grupales que satisfagan a todo el grupo?


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Una App para atraerlos a todos y atarlos al blog de Proyec7a.

el nillo de mordpressHola a tod@s y bienvenidos a un nuevo post de Proyec7a, el blog que os acerca al mundo de la Gestión de Proyec7os. Hoy voy a realizarlo de una forma especial y me voy a servir de otra trilogía como ya hice en su momento con La Gestión de proyectos….familiares.Esta vez no creo que hayáis tenido ningún problema en averiguar de que película se trata verdad…la imagen habla por si sola.

Como reza el título del post de hoy quiero pronunciarme sobre las Apps que utilizo en mi día a día para llevar a cabo la tarea de publicar cada semana un artículo. Así que vamos a empezar por los…

Pocket-Enanos

Que forma más contundente,tenaz y cabezona de empezar que con esta raza. Los Enanos,si habéis visto el Hobbit, sabréis que no se les resiste nada y que cuando se les pone algo de por medio el dialogo no se les da muy bien, pasando a la acción sin contemplaciones. Pues bien, la App que utilizo yo para estos menesteres es Pocket.Imprescindible para guardar todo lo que no puedo leer en el momento y poder realizarlo después en modo offline. Como a los enanos, no se le resiste nada.Yo utilizo un MAC y navego con Safari.En la parte  superior-izquierda del mismo, cuando te lo instalas aparece su logo. Cuando pulsas sobre él, aparece un cuadro de dialogo donde tienes que colocar la etiqueta y acto seguido ya está guardado para su lectura en el tablet.Muy poderosa para seguir los blogs de todos los señores de la Tierra Media que sigo:El Miracielos,El laboratorio de las TI,Alejandro J Román,Ideas de un Project Manager y muchos otros.

wunderlist-elfos

Otra raza fascinante son los elfos.Sutiles,ágiles,discretos y certeros.Muy suyos pero siempre están allí donde se les necesita.Su arma principal:el arco.Donde ponen el ojo ponen  la flecha. Si, si que hay una App así. Se llama Wunderlist. Imprescindible para la gestión de tareas.Cuando la instalas en el MAC, aparece en la parte superior derecha un cuadradillo con una flecha en la parte superior, que significa que puedes compartir todo lo que quieras con las app que tengas instaladas.En este caso Wunderlist me ayuda sobremanera en la sección del blog Proyecta con.Cuando navego por Youtube y veo algo que me gusta lo añado a la tarea correspondiente a traves de un enlace que genera la app para poder verlo después. Ojo, pero trabaja con conexión no es como Pocket.Para terminar puedes añadir recordatorios y fecha de finalización de tareas.

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Llegamos a mi raza favorita.Los Jinetes de Rohan.Quién no se acuerda de la carga de estos bravos jinetes contra las tropas de Mordor en los campos de Pelennor. No tengo palabras…Son la caballería, por donde pasan no crece la hierba.Herramienta imprescindible en toda batalla para lograr los objetivos de conquista.Puedo comparar su carga con las tres principales herramientas que utilizo y con las que empieza todo: un bolígrafo y una libreta que van conmigo a todos los sitios para anotar esas ideas,dibujos y mapas mentales con los que suelo empezar todos mis artículos.La App Trello,con la que desarrollo todos los pasos a seguir en la elaboración de mis artículos.Os recomiendo que la probéis porque es una herramienta de Gestión de Proyectos muy valida.Por último las Apps para realizar el mapa mental de cualquier proyecto,artículo que realizo: Xmind y Mind Preview Lite.

Ahora toca hablar de la App que más pesa, que más cuesta de llevar, como el  anillo de Poder de Sauron.Os invito a realizar un ejercicio creativo y es que mientras leáis lo que voy a escribir a continuación, escuchéis la famosa canción del comienzo de El Señor de los Anillos….la tienes…pues comencemos.

Al principio cuando la descargas tienes unas ganas tremendas de empezar, de contar todo lo que sabes al mundo, tus conocimientos, tus ideas, tus proyectos.La App te da fuerzas al comienzo.Todo parece muy fácil…pero su peso, su responsabilidad,su PODER se va haciendo más grande conforme vas ganando suscriptores,seguidores,comentarios.Entonces es cuando notas su llamada interior: pásate a web, utiliza las redes sociales,utiliza herramientas de marketing,sigue ese blog que tanto te gusta. Hay semanas que me he puesto el anillo y he desaparecido( no he publicado nada) y he visto, solo entonces su verdadera cara:

wp_logo

Si señores, la App de todas las que tengo, y no son pocas, que más me atrae,gusta y que no tiraré al Monte del Destino para su destrucción..Me ha dado la oportunidad de conocer a mucha y buena gente,de compartir conocimiento en la Gestión de Proyec7os,de poder descubrir habilidades que desconocía hasta ahora y lo más importante:

Una App para atraerlos a todos y atarlos al blog de Proyec7a.


 

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Mapas mentales en los negocios.

portada mapas mentales

Primero por supuesto, está la de planificación de tareas diarias,semanales,mensuales y anuales, en la que podrás destacar qué es importante, qué es prioritario  y en qué orden.Por ejemplo puedes planificar toda una semana seguida, lunes,martes,miércoles,jueves,viernes…e incluso puedes hacerlo mensualmente; es decir, primero empezaríamos  colocando las cuatro semanas del mes, que se dividirían en 7 días.Y luego por supuesto, cada día podría tener  su propio mapa mental. Fíjate hasta que punto un mapa mental puede ayudarte a organizar la semana y el mes.

Si lo que quieres es establecer los objetivos del año siguiente a partir de un mapa mental anual,prueba a hacerlo en diciembre,justo antes de que termine el año actual.Lo habitual sería planificar tus objetivos mensualmente, pero incluso puedes organizarlos por semanas o quincenas. Un mapa mental de objetivos anuales te ayudará mucho al temporizar tareas y proyectos, pero sobre todo, a alcanzar tus metas y objetivos.

Además, un mapa mental es un esquema vivo, es decir, a medida que pasa el tiempo éste evoluciona y cambia. Quizás a principio de año se mantenga constante, pero seguro que durante el transcurso del año se irá rehaciendo a medida que sucedan hechos inesperados, tareas imprevistas que entran y otras que salen a su ritmo. Como ves, estos mapas están vivos y son flexibles, no están grabados en piedra.

negocios

Habitualmente, los negocios trabajan con cuadros DAFO.Estos se realizan dentro de cuadros rectangulares y no son nada estéticos, lo cual no inspira. En realidad se pueden evitar si hacemos mapas mentales con ramas orgánicas,con colores, con imágenes,con iconos, con palabras…En ellos especificaríamos las Debilidades,Fortalezas,Amenazas y Oportunidades de nuestro negocio.Entonces ya no serían cuatro cuadros insulsos, ahora se habrían convertido en cuatro ramas del mapa que se subdividen. Por supuesto es algo mucho más  visual,divertido y creativo. Prueba a pasar la información DAFO a un mapa mental y verás qué diferencia.

Si tienes que hacer una presentación en tu negocio,empresa, audiencia o lo que sea, te recomiendo que primero te contestes a una serie de preguntas. Por ejemplo, qué objetivos tengo,a quién me dirijo, qué elementos visuales voy a utilizar,qué conclusiones voy a exponer, quién me va a presentar,cómo empiezo,cuáles son las ideas clave de esta conferencia, cuál es la llamada a la acción o qué tiene que ocurrir al acabar la conferencia.Como ya habrás imaginado, un mapa mental te va a ayudar mucho en la preparación de esta presentación.

marketing

Como sabrás,las famosas 4 Ps del marketing(nombre dado por sus siglas en inglés) son Producto,Precio,Lugar y Promoción.Éste es uno de aquellos principios que aprendimos en la facultad de forma tan insulsa, con tablas input-output, con matrices y esquemas aburridísimos; lo bueno es que ahora podemos darle la vuelta a nuestros conocimientos y empezar a usarlos en formato de mapa mental,con colores,con imágenes y demás.Otra de las tareas que la mayoría de negocios  hace es el retrato robot de su cliente ideal.Para ello se preguntan ¿cómo es mi cliente ideal?,¿a quién sirvo?.Un mapa mental te ayudará en su enfoque,a dibujarlo incluso. Pregúntate, qué es lo que piensa, cómo piensa mi cliente ideal,qué gustos tiene,qué creencias tiene,qué palabras usa y qué quiere escuchar, qué es lo que espera de mí, que tengo que explicarle, que tengo que decirle, cómo se siente, qué valores tiene, qué emociones lo mueven,cuáles son sus motivaciones, qué hace, cómo se comporta, a dónde va, con quién se relaciona,dónde está…..

Cada una de estas preguntas generaría una flecha en tu nuevo mapa mental, con el que obtendrás un retrato robot muy ajustado a tu cliente ideal. Porque claro,cuanto más se parezcan tus clientes a este ideal, mejor te irán los resultados; y al revés cuanto menos se parezcan, peor te irá. por supuesto, el concepto de cliente ideal se basa en un tópico, lo que admite alguna excepción, aunque no muchas;no demasiadas. Como ves, hemos llevado los mapas mentales al ámbito empresarial y profesional. Los mapas son dibujos, pero un tipo de dibujo que te puede hacer ganar mucho dinero,evitar muchos problemas y conseguir mucho tiempo.Cuando los utilices estarás pensando como un genio,creando muchas ideas para luego seleccionar las mejores y llevarlas a un plan de acción que podrá ser convertido en la nueva realidad de tu negocio.

idea

Otra idea con lal que puedes empezar a trazar un mapa mental para tu negocio, es a través de estas tres ramas:

1.-¿Qué debemos dejar de hacer?

2.-¿Qué tenemos que empezar a hacer?

3.-¿Qué debemos modificar?

¿Simple, verdad?. Pues éste usen mapa mental que todo negocio,autónomo freelance y empresa multinacional deberían plantearse una vez al año. En cuanto a las organizaciones , recomiendo transformar las típicas reuniones de “uno habla y los demás escuchan” ( que aburren hasta la muerte) en reuniones participativas y mucho más lúdicas. Pero, ¿de qué manera?.Por ejemplo, puedes pegar papeles blancos en la sala de juntas y dar un juego de rotuladores a cada participante de la reunión. Luego, colectivamente pero de forma ordenada, dibujaréis entre todos mapas con los puntos del día que queréis tratar. Verás que una reunión participativa es mucho más provechosa que la típica reunión  pasiva.

Los mapas mentales funcionan muy tienen la resolución de problemas (problem solving). Si una organización se enfrenta a un situación de cruce de caminos en la que debe tomar una decisión que cambie el futuro de su negocio, hacer un mapa mental representando cada uno de esos caminos le ayudará a escoger la mejor elección.

Libro: “Mapas mentales: acelera tu creatividad” del autor Raimon Samsó.


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