¿Cómo de bueno te consideras en la Gestión de Proyec7os…como para salvar a la humanidad?

Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.

Hoy os quiero sorprender con algo en lo que ya he hecho incapié en otras entradas (Gestión de las comunicaciones en un Proyecto.) y quiero resaltar, ya que me parece muy importante a la hora de Gestionar Proyec7os.

Se trata de la Comunicación.No hablamos de la comunicación en el sentido amplio de la palabra: la típica charla con el café y los compañeros antes de empezar a darlo todo,el almuerzo,los cuchicheos de oficina.No les quiero quitar importancia, porque la tienen, pero no son tan relevantes como la COMUNICACIÓN PROYEC7UAL.

Aquella que se escribe con mayúsculas porque es la que define tu personalidad: “dime cómo comunicas y te diré quien eres.”

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He querido relacionar el tema con el trailer de la película “La llegada”.Si,otra de seres de otro planeta que llegan a la tierra con no sé que fin.Pero esta es diferente y os explicaré el por qué.

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La primera diferencia es que por fin no vamos a luchar contra ellos con todo nuestro arsenal nuclear sino que vamos a intentar entablar comunicación.Hemos de descifrar su lenguaje y  saber por qué están aquí.Eso da mucho intelecto a la película.La codificación y descodificación de los mensajes sufren influencias de tipo cultural,educativo o sociológico que pueden mermar la toma final de decisiones.

La segunda y  es la que me ha hecho redactar este post, es que se pone en evidencia la mala comunicación entre nosotros,los seres humanos que habitamos la Tierra, a la hora de tomar decisiones de una forma conjunta.Está claro que la urgencia de la comunicación requerida hace que la toma de decisiones no sea consensuada, se haga a la ligera, y que cada uno tome la decisión que como país soberano crea oportuna.Pero estamos hablando de la humanidad, de un proye70 con letras mayúsculas….y en el trailer que os he puesto al final veréis que la decisión final a escoger por algunos es la más fácil.

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En definitiva, si las comunicaciones en el Proye7o son eficaces, la probabilidad de éxito del proyecto serán altas ya que se producirán relaciones entre los interesados que permitirán crear condiciones y alianzas,relacionar diferentes culturas,experiencias…dando paso al entendimiento y sinergias.

Aquí te dejo el enlace para que puedas ver el trailer y dejarme un comentario sobre la siguiente pregunta que te hago: ¿Lo habrías hecho tú mejor?

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Dame tu opinión al respecto y compartamos conocimiento.


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La Gestión de Riesgos…y una cobaya?

Muy buenas a tod@s.

En el post de hoy quiero hablaros del riesgo en la Gestión de Proyectos de una forma distinta  ( lo he hecho de una forma más técnica en otros posts La gestión del Riesgo en Proyectos) y a la vez distendida para que os hagais una idea de uno de los grandes “monstruos” que puede hacer que tu proyecto pueda no alcanzar el objetivo deseado.

Primeramente definiremos Riesgo. A mi me gusta consultar el libro “resumen” del PMBOK llamado Las Lecturas de Proyec7a: El compañero de bolsillo de la Guía del PMBOK@

“Los riesgos son incertidumbres relevantes de los que el director del equipo del proyecto debe hacerse cargo,identificándolo, analizando su impacto,elaborando respuestas,monitorizando y controlando sus efectos”

He aquí la cuestión. Conocemos los riesgos porque los hemos evaluado y sus consecuencias (ojo,siempre aparecerá alguna más de las que evaluaste con tu equipo) y a veces has de elegir una de ellas porque el camino hacia tu objetivo así lo exige.Es decir has de elegir el mal menor.

Una vez hecha la introducción vamos con el protagonista de la historia.

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El de arriba es Lucas la mascota de mis hijos…palabras mayores ( si tenéis hijos sabréis de que hablo ).Este pequeño roedor me hizo poner en jaque por unos días a toda la familia por una cuestión tan simple como su alimentación.Algo tan obvio,claro,conciso que hasta da apuro escribir sobre ello. Así son los riesgos algunas veces.

Estos animales tienen una forma muy peculiar de decirte que están hambrientos: chillan.Y Lucas especialmente cuando abres la nevera.¿Comen de todo y en cantidad? sí, pero a excepción de lechuga porque pueden morir de indigestión.

Uno de los días que tenia la mañana libre y deje a los niños en el colegio, Lucas dio su grito de guerra de hambre y …no había nada,pero nada en la casa (tocaba compras) que pudiera comer a excepción del citado alimento que podría obrar el milagro de que Lucas fuera la mascota de San Pedro.

En fin había que tomar una decisión y en este preciso momento es cuando aparece la Gestión de los Riesgos en el Proyecto.

Primeramente hay que recabar información, hay que Identificar el Riesgo:

1.-Tormenta de ideas.

You Tuve genera demasiada información pero ayudo a esclarecer algunos conceptos, no muy científicos pero …. es lo que hay.

2.-Técnica Delphi.

La opinión de los expertos también cuenta.Después de visitar algunas tiendas de mascotas observe que la lechuga era “veneno” y que sus productos eran lo ideal para que Lucas pudiera crecer sano y fuerte.No me convenció en absoluto.

3.-Análisis causa raíz.

Acción preventiva respecto a un problema conocido.O también llamado la “Excusa de Papá”.Realicé una lista de posibles excusas que podrían ayudarme en caso de que la cosas salieran mal.

Seguidamente realizamos el análisis cuantitativo de riesgos, esto es, evaluamos los riesgos identificados para generar unas prioridades y realizar un mejor análisis. La probabilidad de que se volviera a repetir la situación que estaba viviendo sería muy baja si Lucas aceptara la lechuga como alimento pero tendría un impacto muy alto si no la tolerara.Sin embrago el impacto seria muy bajo si la probabilidad de que al abrir la nevera hubiera algo de verdura para Lucas fuera alta.Es decir, verdura no podría faltar en la nevera con que habría que bajar muy frecuentemente a comprar….impacto medio .

Por último hay que realizar la Respuesta a los Riesgos:

1.-Evitar.

Anulamos la probabilidad o el impacto.En mi caso anular la probabilidad implica que la nevera estaría llena siempre de verdura para lucas, habría que bajar con más frecuencia a comprar,modificar algunos horarios  y así se evitaría el riesgo.Si actuaba sobre el impacto, es decir, me preocupo de que Lucas no tenga por dueño a San Pedro, el riesgo seguiría existiendo no evitando así la probabilidad de que volviera a ocurrir.

2.-Mitigar.

Reducimos la probabilidad o el impacto pero el riesgo todavía existe.Sería algo así como “Pan para hoy y hambre para mañana”,solucionamos el día a día.

3.-Transferir.

Transferir el riesgo, la oportunidad pasa a un tercero.Bueno aquí con la iglesia hemos “topao”.Puedo elegir transferir la responsabilidad a mis hijos….o puedo pasarla a mi mujer.Pasemos al siguiente punto mejor

4.-Aceptar.

Se identifica el riesgo,se analiza y se acepta pero no se toman acciones para reducir la probabilidad o el impacto.Es decir, darle a Lucas el citado alimento y esperar al día siguiente como ha ido la cosa

Conclusión: con todo esta información reuní a la familia mediante el tablón de anuncios familiar: la nevera.Un día a una hora concreta y en la cocina para que Lucas escuchara también la sentencia. Después de exponer toda la información recabada, se decidió proporcionar a Lucas todo tipo de lechuga a excepción de la convencional , la verde de toda la vida.La responsabilidad recayó sobre los 4 miembros del equipo familiar..todo un alivio.

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El de arriba es Lucas a día de hoy, si pudiera hablar creo que me daría la gracias y hubiésemos tardado menos en tomar la decisión porque se come las lechugas ( a excepción dela verde) como si no hubiera mañana.

¿Aplicarías la Gestión de Riesgos a tu mascota?.Dame tu opinión al respecto y compartamos conocimiento.

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Proyec7a con: Guilherme Siqueira Simoes.Gestión de los Requisitos.

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Hola de nuevo a tod@s y bienvenid@s a otra sección de Proyecta con. En esta ocasión os quiero mostrar un vídeo de Guilherme Siquiera Simoes. que trata el tema  de la Gestión de Requisitos en los Proyectos.

Un bajo desempeño en la gestión de requisitos tiene un impacto desastroso sobre el éxito de un proyecto. Según el PMI, el 47% de los proyectos que fracasan tiene como causa fundamental una gestión deficiente de los requisitos. A pesar de toda su importancia, esta área de conocimiento es comúnmente descuidada en la formación de los profesionales responsables de los proyectos. El propósito de esta presentación es abordar:

– ¿Qué es la Gestión de Requisitos?

– La relación de la Gestión de los Requisitos con la Gestión de Proyectos

– ¿Cuál es la importancia de la Gestión de Requisitos para los proyectos?

– Las dificultades comunes en la Gestión de Requisitos

– Los principales procesos de Gestión de Requisitos

– El nuevo programa de certificación del PMI: Professional in Business Analysis (PMI-PBA).

A continuación os dejo el enlace.Que lo disfrutéis.


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4x4x4…y no son 64.Herramientas de productividad en la Gestión de Proyec7os

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La creación de relaciones de trabajo puede ser una técnica útil en el inicio de un proyecto tanto a lo largo del mismo como una vez finalizado.

La creación de relaciones de trabajo es la interacción formal e informal con otras personas dentro de una organización, industria o entorno profesional.Es una manera constructiva de comprender los factores políticos e interpersonales que tendrán un impacto sobre la eficacia de las diferentes opciones de gestión de personal.

La gestión de los recursos humanos se beneficia de la creación de relaciones de trabajo, al mejorar el conocimiento y el acceso a activos de recursos humanos tales como competencias sólidas, experiencia especializada y oportunidades de colaboración externas.

Por todo ello hoy os traigo una herramienta de productividad que me ha llamado la atención por la forma que tiene de ir seleccionando y discriminado las ideas del grupo.Su nombre,como bien podréis adivinar, es 4x4x4 y a continuación os explico en que consiste.

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Nos encontramos ante una técnica grupal para producir y priorizar ideas.La iniciamos con una fase individual, orientada a la mejora de la comunicación entre los miembros del grupo, incrementado la cohesión de este.Es una metodología (elección de un método pertinente para la consecución de un determinado objetivo) que permite la producción cuantitativa de ideas, así como la selección cualitativa de estas.Podemos generar muchas ideas aplicando esta técnica pero a su vez vamos seleccionando las más útiles e interesantes.El coordinador tiene que medir tiempos,bastará con 5 ó 10 m para cada una de las fases, según el tema a tratar,la cohesión del grupo,la práctica en la aplicación de herramientas, etc.

DIAGRAMA DE FLUJO

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Cada participante escribe individualmente en un papel (mejor un posit para concretar), las 4 líneas esenciales acerca del foco creativo.Puede generar más pero tendrá que seleccionar las 4 que a su juicio sean las más importantes antes de pasar a la siguiente fase.Esta fase puede llevarse ya preparada a la reunión, de modo que cada miembro del grupo elabore previamente sus 4 ideas.

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A continuación el grupo se coloca en parejas.Cada pareja debe llegar a un acuerdo y escribir las 4 ideas que considere esenciales en relación al foco creativo.Estas ideas pueden ser 4 de las 8 que inicialmente aportan los 2 miembros o modificaciones de alguno de estas.Al final lo que pretendemos es enriquecer lo aportado, bien priorizando o mejorando las ideas.

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Los miembros del grupo ahora se colocan en grupos de 4 personas ( se juntan 2 parejas de la fase anterior) y deciden entre ellos cuales son las 4 ideas más interesantes delas 8 seleccionadas en la fase anterior (4 x cada pareja).Como podéis observar se trata de mejorar aún más las aportaciones, bien por selección de los existentes,bien por la modificación de las ideas originarias.

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Continuamos con el proceso sucesivamente hasta que el grupo entero tiene que ponerse de acuerdo y decidir cuales son las 4 ideas principales del foco creativo o del problema a resolver.Las 4 ideas finales serán las más interesantes de las producidas anteriormente.Puede haberte sonado Brainstorming pero la diferencia es la colaboración cualitativa de estos.

¿Qué te ha parecido ? ¿La pondrías en práctica en tu organización o practicas alguna otra metodología o sistema para llegar a soluciones grupales que satisfagan a todo el grupo?


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Proyec7a con “The art of Innovation”

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En la sección de esta semana de “Proyecta con” os traigo un vídeo de una duración de 22 m aproximadamente de una de las personas más  influyentes en nuevas tecnologías y marketing.Se trata de Guy Kawasaki, si pulsas sobre su nombre os llevará a su perfil de LinkedIn que es impresionante.

The art of Innovation

En la charla Guy nos va a explicar los 10 mandamientos de una gran innovación:

  1. Make Meaning: Generar sentido.
  2. Make Mantra:Crear Mantra.
  3. Jump to the next curve: Saltar a la siguiente curva.Definir una perspectiva.
  4. Roll the Picee (Acronismo): Poner en movimiento a través de una innovación Profunda-Inteligente-Completo-Elegancia-Emocionante
  5. Don´t worry be crappy: No te preocupes, sé pordiosero.Puedes despachar algo que te salte a la siguiente curva y que contenga elementos basura.
  6. Polarize People:Crea un producto servicio que algunas personas amen y otras odien
  7. Let 100 flowers Blossom: hay personas que no serán clientes proyectados y estarán usando su producto.¿por qué?
  8. Churn baby churn: agítalo.Despacha y luego verifica.La lección más difícil de aprender de los innovadores es:aprender.
  9. Unique/Value:todo el marketing que necesitas saber.
  10. Perfect your Pitch:Regla del 10/20/30.10 slides en una presentación con un máximo de 20 m con una tipografía de 30.

Espero que os guste tanto como a mi.Sólo tenéis que pinchar el enlace y disfrutar.

The art of Innovation


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El libro negro de la Dirección de Proyec7os.

“Cada vez que tomas un paso hacia un objetivo, estas tomando un riesgo.”

Bryant, Theodore. 

 

Hola de nuevo a todo@s. Hoy quiero retomar uno de los procesos que más me gustan en la Gestión de Proyec7os: “El Riesgo”

Los riesgos en el proyec7o tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyec7os. Es un evento o condición incierta que de producirse, puede tener, como todo en la vida , un resultado positivo o negativo afectando a los objetivos del proyec7o, como el alcance,costo, calidad….

Los riesgos pueden tener una o más causas y de producirse uno o más impactos.Las organizaciones perciben el riesgo como el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos del proyecto y de la organización. Las organizaciones y los interesados están dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo, en función de su actitud frente al mismo. Para que una organización llegue a tener éxito  debe abordar la gestión de riesgos de manera provocativa y consistente a lo largo del proyec7o. Debería realizar una elección consciente a todos niveles de la organización para identificarlos activamente y procurar una gestión de riesgos eficaz durante la vida del proyec7o. El riesgo del proye7o puede existir desde el comienzo del mismo.

El avanzar en un proeyc7o sin un enfoque proactivo de la gestión de riesgos es probable que dé lugar a un mayor número de problemas, como consecuencia de las amenazas no gestionadas.

 

Pero…¿y si te contara que existe un Decálogo para Hundir Proyectos?.

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Así como el PMBOK en cualquiera de sus ediciones es la biblia dónde se recogen las probadas enseñanzas de todos los Directores de Proyectos que a base de prueba y error, y durante mucho tiempo,han dado con unas “Buenas Prácticas” para aumentar las posibilidades de éxito existe un  libro NEGRO, un libro que recoge los 10 procesos que tienes que realizar para hundir un proyecto,ya sea en los inicios o cuando este a punto de acabarlo.Las “Malas Prácticas”para que un proyecto nunca vea el sol.

El valiente caballero que decidió abrir el libro y transcribir todo lo que en él se detalla es Sir Jose María González López PMP y Fundador de Habilis Software.

Aqui os dejo el enlace de los 10 capítulos que lo conforman: Decálogo para hundir proyectos 1ª parte


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Habilidades directivas de un Director de Proyec7os: Productividad

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Hola de nuevo a to@s y bienvenidos a un nuevo post sobre la Gestión de Proyec7os.

En el artículo de hoy quiero hablaros de una habilidad,a parte de la comunicación , que todo PMP debe poseer y que es muy importante que administre y conozca bien.Además de las habilidades sociales encaminadas a coordinar y dirigir el equipo de proyec7o, es necesario implementar otras habilidades que nos ayudarán también en nuestro día a día.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LOS PROYEC7OS.

Normalmente esta variable depende de cada  uno, de como se lo organice.Hemos de aprender a optimizar su rendimiento para lograr la consecución de los objetivos.

El método eficaz para manejar el tiempo puede suponer:

  1. El equipo pasa su tiempo en asuntos importantes, no sólo asuntos urgentes
  2. El equipo ha de ser capaz de distinguir entre lo que ven como importante y lo que ven como urgente.
  3. Los resultados y no únicamente los métodos son el enfoque de las estrategias de administración del tiempo.
  4. Hay que aprender a decir que “No”.

Las actividades importantes son aquellas que producen un resultado deseado.Las actividades urgentes son aquellas que requieren un atención inmediata y están asociadas a una necesidad relacionada con un problema o situación incómoda que requiere una pronta solución.Si nos fijamos en la siguiente tabla:

plano de actividades urgentes

 

podemos sacar las siguientes interpretaciones:

  • Las actividades que hemos encasillado en el recuadro I (Urgentes – Importantespueden ser manejos de crisis de los miembros del equipo o quejas de clientes.
  • En el recuadro II (No urgenteImportante), se encuentran aquellas actividades que son importantes pero que no son urgentes, como las planificaciones de desarrollo,oportunidades..
  • En el recuadro III (UrgenteNo importantese encuentran las actividades que no son importantes pero que pueden  ser urgentes, como llamadas de teléfono, mails pidiéndonos algún tipo de información…
  • En el último recuadro  IV (No urgenteNo Importantenos encontramos con las rutinas o escapes que no tienen demasiado valor (archivar,charlas…)

Como podemos observar organizar el tiempo del que disponemos  nos servirá para establecer prioridades en la ejecución de actividades que hemos planeado, pudiendo clasificarlas en tres categorías:

  1. Prioridad A: es algo Imprescindible.
  2. Prioridad B: es algo que se debe hacer.
  3. Prioridad C: es algo deseable de hacer.

Para poder determinar estas prioridades se necesita tener en cuenta los criterios de juicio,relatividad y tiempo siendo estas las que pueden decidir si el proyecto avanza y sale adelante o es estanca y lo perdemos.

¿Te has encontrado en alguna situación similar en tu organización? ¿Añadirías alguna actividad a la tabla anterior?


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