La Toma de Decisiones

toma de decision

Vamos a tomar✅ decisiones

Hoy vamos a comentar una de las cuestiones más importantes (todas lo  son) acerca de la Gestión de un Proyecto: la toma de decisiones.Ya comentamos en anteriores posts que un Director de Proyectos pasa como el 80% de su tiempo comentando con su equipo todos los pormenores del proyecto. Por eso es muy importante que antes de empezar el proyecto establezcamos unos procedimientos y mecanismos operativos básicos para que éste se realice de una forma más llevadera y nos quitemos de encima malos entendidos antes de empezar.

Si nos fijamos y lo analizamos bien, un proyecto es una es una toma de decisiones diaria que nos ha de llevar a la meta establecida: el objetivo. Para ello debemos tener claro dos conceptos:

  1. Cómo vamos a tomar las decisiones
  2. Quién las va a tomar.
formar parte del equipo

Gestiona bien las expectativas del equipo para poder Sumar

El Director del Proyecto tiene que tener cuidado cuando en su equipo no se llega al consenso entre sus miembros, ya que podemos encontrar obstáculos que dificulten el camino y eso siempre se traduce en problemas. Un equipo es un grupo de personas con diferentes expectativas de éxito, por ello será importante identificar y gestionar bien dichas expectativas. Llegados a este punto creo que tenemos que diferenciar la toma de decisiones de un Dtor de Proyecto y la de los Directivos o Jefes.Estos últimos identifican el problema,buscan alternativas, se asesoran y toman la decisión independientemente de la información recibida ya que no están obligados por las opiniones de los demás. Fallarán siempre a favor de lo que “más favorezca a la empresa”.Un Dtor de Proyecto no puede encajar en este tipo de toma de decisiones, ya que en un proyecto las cosas no están tan definidas.Hemos de tener cuidado con no alterar el objetivo a conseguir,no afectar al calendario, al presupuesto…etcetera.

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Las decisiones que tomamos pueden modificar los objetivos que hemos conseguido.

Por ello es tan importante que todos los participantes,patrocinadores,interesados y el Dtor del Proyecto,  tengan una visión unificada y conjunta del objetivo a conseguir. Existen muchos ejemplos y teorías acerca de este tema. Yo en particular he encontrado 3 fáciles y sencillas de utilizar :

  1. LA MAYORÍA MANDA:exponemos ideas o nuestra posición,discutimos y votamos.La idea que obtenga +50% votos se llevará a cabo.
  2. CONSENSO: cada uno de los miembros del equipo ha de estar de acuerdo antes de tomar y adoptar una decisión.Si no hay consenso, se desarrollan nuevas alternativas y se lanzan al grupo.
  3. PEQUEÑO GRUPO DECIDE: elegimos a un grupo de personas con destacada experiencia relacionada con el proyecto y el líder decide pero con datos en la mano.
tiempo

Ten cuidado con el tiempo, no siempre estará de nuestra parte.

Con esto perseguimos que todo el equipo se involucre y participe evitando famosas frases como “ese no es mi trabajo” o “no se enteran  yo lo hubiese hecho así”. Ahora bien todo esto es muy bonito pero hay una variable que nos pisa siempre los talones y nos respira detrás de la nuca: el tiempo. Por ello es muy importante que todo lo hablado anteriormente sea realizado  en las primeras fases del proyecto.

Y ya por último,también hay que destacar las celebres Cuestiones no Resueltas: “en la próxima reunión lo abordaremos”,”ya hablaremos sobre ello en la próxima reunión” que suelen ser también una losa a la hora de tomar una decisión.Para solucionar esto tan sencillo como recogerlas y hacer un seguimiento para evitar su pérdida y su oportuna resolución.

Con estos pequeños consejos podemos llevar a nuestra organización al éxito para la consecución de nuestro fin.

Y tú ¿como aplicas la Toma de decisiones en tu empresa?.


Os invito a verlo y que saqueis divertidas conclusiones sobre el mismo.

Ya sabes que puedes contactar conmigo en LinkedIn o a través del blog para cualquier duda o comentario que me quieras hacer.

Espero que os haya servido de ayuda y guía para complementarlo en vuestra vida profesional o académica.Y ya sabéis que si queréis recibirlo en vuestro mail sólo tenéis que suscribiros.

Ah¡¡ y no os olvideis de compartirlo.

La Mejora en la Toma de Decisiones

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CÓMO MEJORAR TUS TOMAS DE DECISIONES.

Los grandes Project Managers toman grandes decisiones.Pero ¿cómo lo hacen?.¿Qué técnicas usan para tomar decisiones rápida y fácilmente ?.Tomar una decisión es un proceso que generalmente comienza con un problema y finaliza con una solución.Esto puede sorprender pero la mayoría de los grandes líderes usan los mismos 5 pasos para tomar decisiones. Siguiendo estos 5 pasos para cada decisión que tomes,decidirás más rápido las mejores decisiones sintiéndote bien por ello.

INVESTIGA EL PROBLEMA

Debes de tomar una decisión cuando un problema se presente ante ti.Dar el primer paso tomándote tiempo para identificar su causa principal y asegurarte que no es un síntoma de otro problema subyacente. Los problemas de los proyectos suelen estar relacionados con las personas,los procesos,el equipamiento o los materiales.Saber cuándo,por qué y como se produjeron y su impacto en el proyecto.

PRIORíZALO

En los proyectos los problemas surgen a todas horas.debes determinar si cada problema necesita tu atención urgente o no,basándote en su impacto sobre el proyecto. Si este tiene un alto impacto (p.ej. está impidiendo que el equipo trabaje) entonces de Alta Prioiridad y necesitas dejar de trabajar y resolverlo con rapidez.

IDENTIFICA LAS SOLUCIONES

Con una clara comprensión del problema y de su nivel de prioridad, es necesario identificar las soluciones para hacerles frente.Entonces revisas cada alternativa para determinar si:

  1. Resuelve la causa raiz del problema
  2. Es facil y práctico de implementar
  3. Prevendrá la reaparición del problema.

TOMA TU DECISIÓN

Ahora tienes toda la información que necesitas para tomar tu decisión.No tomes tus decisiones demasiado rápido.Tómate parte del día (si puedes) para considerar cuidadosamente los pros y los contras.Vete a dar un paseo, o si es muy importante dale una vuelta más con la almohada, de modo que tengas la cabeza clara en el momento de decidir.Toma las decisiones no importantes rápidamente, pero utiliza un poco más de tiempo cuando tengas que tomar las decisiones que son fundamentales para el éxito del proyecto.

ACTÚA EN CONSECUENCIA

Una vez que  has pensado y tomado tu decisión, necesitas estar plenamente comprometido en implementarla.Actúa en consecuencia,inmediatamente diciéndole a tu equipo la solución y programando las tareas necesarias para que se ejecute dicha solución.Recuerda,cada problema afecta a tu proyecto de alguna manera, por ello necesitarás actuar en consecuencia rápidamente una vez has decidido como lo vas a resolver.

El post de esta semana pertenece al libro llamado “Manual del Project Manager:Guía paso a paso para ser un Gran Project Manager” del autor Matias Baxauli .

Espero os haya gustado.

Gracias por estar ahí y un saludo.