La Toma de Decisiones

toma de decision

Vamos a tomar✅ decisiones

Hoy vamos a comentar una de las cuestiones más importantes (todas lo  son) acerca de la Gestión de un Proyecto: la toma de decisiones.Ya comentamos en anteriores posts que un Director de Proyectos pasa como el 80% de su tiempo comentando con su equipo todos los pormenores del proyecto. Por eso es muy importante que antes de empezar el proyecto establezcamos unos procedimientos y mecanismos operativos básicos para que éste se realice de una forma más llevadera y nos quitemos de encima malos entendidos antes de empezar.

Si nos fijamos y lo analizamos bien, un proyecto es una es una toma de decisiones diaria que nos ha de llevar a la meta establecida: el objetivo. Para ello debemos tener claro dos conceptos:

  1. Cómo vamos a tomar las decisiones
  2. Quién las va a tomar.
formar parte del equipo

Gestiona bien las expectativas del equipo para poder Sumar

El Director del Proyecto tiene que tener cuidado cuando en su equipo no se llega al consenso entre sus miembros, ya que podemos encontrar obstáculos que dificulten el camino y eso siempre se traduce en problemas. Un equipo es un grupo de personas con diferentes expectativas de éxito, por ello será importante identificar y gestionar bien dichas expectativas. Llegados a este punto creo que tenemos que diferenciar la toma de decisiones de un Dtor de Proyecto y la de los Directivos o Jefes.Estos últimos identifican el problema,buscan alternativas, se asesoran y toman la decisión independientemente de la información recibida ya que no están obligados por las opiniones de los demás. Fallarán siempre a favor de lo que “más favorezca a la empresa”.Un Dtor de Proyecto no puede encajar en este tipo de toma de decisiones, ya que en un proyecto las cosas no están tan definidas.Hemos de tener cuidado con no alterar el objetivo a conseguir,no afectar al calendario, al presupuesto…etcetera.

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Las decisiones que tomamos pueden modificar los objetivos que hemos conseguido.

Por ello es tan importante que todos los participantes,patrocinadores,interesados y el Dtor del Proyecto,  tengan una visión unificada y conjunta del objetivo a conseguir. Existen muchos ejemplos y teorías acerca de este tema. Yo en particular he encontrado 3 fáciles y sencillas de utilizar :

  1. LA MAYORÍA MANDA:exponemos ideas o nuestra posición,discutimos y votamos.La idea que obtenga +50% votos se llevará a cabo.
  2. CONSENSO: cada uno de los miembros del equipo ha de estar de acuerdo antes de tomar y adoptar una decisión.Si no hay consenso, se desarrollan nuevas alternativas y se lanzan al grupo.
  3. PEQUEÑO GRUPO DECIDE: elegimos a un grupo de personas con destacada experiencia relacionada con el proyecto y el líder decide pero con datos en la mano.
tiempo

Ten cuidado con el tiempo, no siempre estará de nuestra parte.

Con esto perseguimos que todo el equipo se involucre y participe evitando famosas frases como “ese no es mi trabajo” o “no se enteran  yo lo hubiese hecho así”. Ahora bien todo esto es muy bonito pero hay una variable que nos pisa siempre los talones y nos respira detrás de la nuca: el tiempo. Por ello es muy importante que todo lo hablado anteriormente sea realizado  en las primeras fases del proyecto.

Y ya por último,también hay que destacar las celebres Cuestiones no Resueltas: “en la próxima reunión lo abordaremos”,”ya hablaremos sobre ello en la próxima reunión” que suelen ser también una losa a la hora de tomar una decisión.Para solucionar esto tan sencillo como recogerlas y hacer un seguimiento para evitar su pérdida y su oportuna resolución.

Con estos pequeños consejos podemos llevar a nuestra organización al éxito para la consecución de nuestro fin.

Y tú ¿como aplicas la Toma de decisiones en tu empresa?.


Os invito a verlo y que saqueis divertidas conclusiones sobre el mismo.

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LA EFICACIA EN LOS EQUIPOS DE PROYECTO II

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Hola a tod@s de nuevo.Ya estamos aquí con la nueva entrada de esta semana.Espero os resulte interesante.

Ya vimos en la sección anterior la importancia que tienen los equipos de trabajo en una organización. En esta 2ª parte vamos a continuar por la misma senda pero haciendo hincapié en las diferentes fases por las que se crea la  efectividad en los equipos de trabajo.

Comencemos pues nuestra andadura….

way to succes

Ya habiamos comentado que la eficacia de un equipo depende de cómo se sienten de identificados con los objetivos del proyec7o,pudiendo así obtener el grado óptimo de evolución y madurez del mismo.

Podemos distinguir una serie de etapas en la evolución de equipos relacionados con dos variables importantes:

1.-MADUREZ PROFESIONAL.

O también llamada productividad. Nos define el índice de eficacia del grupo que dependerá de las competencias de los miembros para llevar a cabo sus actividades.Determina los resultados que es capaz de obtener el grupo en una tarea o función especifica.

2.-MADUREZ GRUPAL.

O compromiso. Definida como el grado de eficiencia del grupo,causada por el grado de motivación para asumir responsabilidades y lograr resultados, así como el nivel de integración y cohesión del grupo,dependiendo de las actitudes e intereses que muestren llevando a cabo sus tareas.

phases

Las diferentes fases por las que pasa un equipo de trabajo hasta convertirse en efectivo podrían ser las siguientes:

A.-INICIACIÓN

Se caracteriza por una madurez profesional baja, ya que los miembros del grupo no tienen claros los objetivos del equipo ni cual va a ser su aporte a los mismos.La madurez grupal es baja también porque, aunque existan intereses ,ilusión o expectativas positivas con respecto al futuro del grupo, no se han desarrollado sistemas de interacción efectivas ya que no existen sentimientos de pertenencia.

El grupo dependerá del lider y creará un ansiedad dentro del mismo ya que no tienen claras sus funciones o roles.Esta fase tiene una duración en función del grado de conocimiento de los integrantes del equipo, por lo tanto a mayor conocimiento menor duración de la fase de iniciación.

B.-ORIENTACION.

Observamos un aumento progresivo en la madurez profesional a la vez que las competencias se van desarrollando, sin embargo la madurez grupal continua baja porque no están definidas las normas que regulan las interacciones ni existe un sentimiento de pertenencia al grupo. Esta fase se caracteriza por el descenso significativo de la motivación de los miembros del equipo ya que sus expectativas iniciales no se cumplen con la rapidez que habían previsto.

Existe la frustación, competitividad y confusion respecto a los objetivos y funciones del grupo provocando los primeros conflictos entre ellos o entre y los coordinadores. La solución pasa por redefinir metas y funciones para hacerlas más asequibles, haciendo más fácil la consecución de las primeros objetivos.

C.-CLARIFICACIÓN

La madurez frofesional del equipo continua aumentando y es aquí cuando aparecen y desarrollan la confianza respecto hacia los demás miembros del equipo.Como consecuencia aumenta la cohesion del grupo y el sentido de pertenencia al grupo surgiendo la comunicación de una forma mas directa y fluida.

D.-INTEGRACIÓN.

Observamos que el equipo tiene las competencias necesarias para realizar un trabajo de forma eficaz y autónoma. Saben que tienen que hacer y cómo hacerlo, los objetivos están claros y cómo alcanzarlos también . La madurez grupal es muy alta, se reconoce, apoya y estimula la participación activa de los miembros del equipo.

E.-FINZALIZACIÓN.

Se acerca la disolucion del equipo. Disminuyen las aportaciones, la creatividad y un aumento de la actividad del equipo para cumplir la fecha de los objetivos.El coordinador del equipo tiene la misión de que el equipo se convierta en el vivero del siguiente equipo de proyecto.

Como podéis observar tras la finalización de este artículo todo en el mundo de la Gestión de Proyectos esta formado por diferentes fases o procesos hasta conseguir el/los objetivos marcados por la organización.

¿Cómo ves a tu equipo en tu organización? ¿En que fase te encuentras?


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La eficacia en los equipos de trabajo

eficacia

Según la RAE podemos definir la Eficiencia como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Las empresas actuales están pasando por un proceso de cambios cuyo origen se debe a la gran competencia (globalización), nuevos modelos de negocio,procesos dinámicos inciertos, complejos y a todo esto hemos de añadir una nueva estructura de trabajo que lleva consigo colocar en el seno de la empresa al equipo.

Estos equipos aportan diversidad de conocimientos,habilidades y experiencias dando una respuesta rápida e innovadora a los retos planteados por la empresa.El éxito de las empresas y de la producción de conocimiento se debe a la eficiencia de estos grupos

Estaréis de acuerdo conmigo en que un equipo es más eficaz que los individuos actuando en solitario y más cuando se necesitan habilidades,experiencias y toma de decisiones. El trabajo en equipo requiere y exige compromiso con los objetivos por parte de todos sus miembros.

Pero también se plantean desafios cara a las empresas en la medida en que exige una comunicación fluida para solventar conflictos de personalidades y egos, establecer objetivos y enfoques unificados,recompensas e incentivos apropiados,estructurar al equipo de trabajo,crear un estilo de liderazgo efectivo, etc.

Si no manejamos de una forma adecuada los aspectos mencionados anteriormente obtendremos equipos disfuncionales que lo único que aportaran son más desventajas que beneficios a las empresas.

Si tuvieramos que enumerar las ventajas podríamos citar:

  1. Mejores resultados tanto cualitativamente como cuantitativamente
  2. Satisfacción y orgullo de pertenencia al grupo en cuanto a los integrantes
  3. Calidad en el trabajo
  4. Disminuimos la tension porque compartimos trabajo
  5. Reconocimeinto profesional
  6. Se influye de una forma mas directa ante las soluciones de cada individuo
  7. Toma de decisiones por consenso, al aportar y discutir en grupo las soluciones
  8. Reforzamos el compromiso hacia la organización
  9. Disminuimos gastos institucionales
  10. Mayor conocimiento e informacion

Pero todo en esta vida no va ir de color de rosas,tambien existe un lado oscuro, unas desventajas:

darkside

  1. Se pueden tomar decisiones apresuradas
  2. Que haya el dominio de un líder
  3. Responsabilidad ambigua porque queda diluida en el grupo.

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Como vemos la balanza se inclina hacia la efectividad de los grupos.Para terminar vamos a enumerar las características que le son comunes a este tipo de grupos:

  1. Claridad ante los objetivos.El objetivo común permite conocer a sus integrantes el grado de participación que tienen en el proyecto.
  2. Claridad de las funciones.Cada miembro del equipo ha de saber explicar: Cómo contribuye su trabajo y el del resto del equipo al objeto común.Lo que puede esperar del resto de miembros del equipo y lo que el resto del equipo espera de él.
  3. Competencia técnica. Todos los miembros del equipo deben de disponer de los conocimientos técnicos necesarios y requeridos para el logro del objetivo sin olvidar el esfuerzo de aprendizaje continuo y el desarrollo personal.
  4. Comunicación.Es directa,abierta y fluida.Muy importante la escucha y retroalimentación.
  5. Solución de problemas y conflictos.Para ello pondremos en practica: Nuestro potencial y creatividad individual. Aceptar y adaptar el cambio de funciones y roles en función de los objetivos
  6. Recompensas.Evaluar que resultados se han conseguido y como se ha llegado a ellos.
  7. Pertenencia al grupo.Alta motivacion para llevar a cabo actividades que presentan alcanzar los objetivos propuestos.

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